від 24 лютого 2026 року №25 "Про стан документообігу та розгляду звернень громадян у Гусятинській селищній раді у 2025 році"
ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
Р І Ш Е Н Н Я
24 лютого 2026 року селище Гусятин №25
|
Про стан документообігу та розгляду звернень громадян у Гусятинській селищній раді у 2025 році |
Основним завданням діловодної служби селищної ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства - це вагома складова роботи ради ще і тому, що селищна рада є фондоутворювачем документів, віднесених до Національного архівного фонду.
У селищній раді запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності та роботи з документами. Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства.
Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2025 році проведено 13 сесійних засідань, прийнято 333 рішень селищної ради. Відбулося 21 засідання виконавчого комітету, прийнято 274 рішень виконкому. Селищним головою видано 1130 розпоряджень (на 186 більше, ніж у 2024 році), зокрема: 351 - з основної діяльності, 5 - з адміністративно - господарських питань та 774 - з кадрових питань.
З метою забезпечення відкритості діяльності селищної ради на офіційному веб-сайті оприлюднюються проєкти рішень селищної ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження селищного голови з основної діяльності.
2
У звітному періоді документообіг в цілому становив 7655 документів, що на 3151 менше, ніж у 2024 році, з них: 4281 - вхідна кореспонденція, яка надійшла до Гусятинської селищної ради, 881 - до старостинських округів, 1493 - вихідна кореспонденція, яка підготовлена у Гусятинській селищній раді, 1000 - у старостинських округах. У середньому в місяць надходить понад 400 документів. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів селищної ради, підприємств та організацій, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час. На виконання документів підготовлено 1956 листів-відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 537 листів.
У 2022 році Гусятинська селищна рада підключена до СЕВ ОВВ, яка призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі, що не містять інформації з обмеженим доступом, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки.
З 01 січня 2025 року у Гусятинській селищній раді та її структурних підрозділах впроваджено систему електронного документообігу «АСКОД».
Що стосується виконавської дисципліни, то сукупний показник вчасно виконаних та повернутих документів складає біля 95 %. Однак, допускаються порушення термінів виконання окремими структурними підрозділами, комунальними установами та організаціями.
Розгляд звернень, заяв та скарг громадян у Гусятинській селищній раді ведеться з дотриманням Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”. Кожне звернення, що надходить до селищної ради, всебічно розглядається та перебуває на особливому контролі в керівництва.
Станом на 01 січня 2026 року селищною радою отримано 2376 звернень громадян (449 – надійшло поштою, 1927 - на особистому прийомі), з них у старостинських округах - 1431. Більша половина з них (2372) - це індивідуальні звернення, що становлять у частці всіх звернень 99,8%. Решта 4 – колективні звернення, в яких, загалом, зібрано 85 підписів. Питання, які найчастіше порушуються у зверненнях громадян до селищної ради:
- соціального захисту (1495 звернень – 62,9%);
- аграрної політики і земельних відносин (563 звернення – 23,7%).
3
Враховуючи вищенаведене, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», з метою підвищення ефективності роботи з документами, зверненнями громадян, виконавської дисципліни щодо організації виконання контрольних документів, виконком селищної ради
ВИРІШИВ:
1. Довідку загального відділу Гусятинської селищної ради про стан документообігу та розгляду звернень громадян у Гусятинській селищній раді у 2025 році взяти до відома (додається) та надіслати структурним підрозділам
селищної ради, старостинським округам, комунальним підприємствам, закладам та установам для аналізу та відповідного реагування.
2. Заступникам селищного голови з питань діяльності виконавчих органів, секретарю ради, керуючому справами виконавчого комітету, старостам, керівникам структурних підрозділів селищної ради, комунальних установ, підприємств та закладів:
1) взяти під особистий контроль виконання завдань, визначених в документах органів державної влади, розпорядчих документах селищної ради та власних документах. Забезпечити контроль за якістю та повнотою інформації щодо виконання документів, додержання вимог діловодства щодо їх оформлення;
2) забезпечити ознайомлення новопризначених працівників з регламентами селищної ради, виконкому, Інструкцією з діловодства в селищній раді;
3) щомісячно аналізувати стан виконавської дисципліни в роботі з документами;
4) здійснити аналіз розпорядчих документів, а саме: рішень ради та виконкому, розпоряджень селищного голови з основної діяльності, в яких встановлено завдання та які взято на контроль;
5) забезпечити постійний особистий контроль за виконанням законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації» та Указу Президента України від 07.02.2008 року №109/2008 “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”.
3.Керівникам структурних підрозділів селищної ради, комунальних підприємств, установ та закладів, що належать до сфери управління селищної ради, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці, організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проєкту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.
4
4. Загальному відділу Гусятинської селищної ради здійснювати постійний контроль щодо організації діловодства та роботи з документами, зверненнями громадян у Гусятинській селищній раді.
5. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника Гусятинського селищного голови з питань діяльності виконавчих органів Наталію Мацко.
Селищний голова Степан КАРПО
Виконавчому комітету
Гусятинської селищної ради
ДОВІДКА
про стан документообігу та розгляду звернень громадян у Гусятинській селищній раді у 2025 році
У 2025 році виконавчі органи Гусятинської селищної ради спрямовували свою роботу на якісне і відкрите забезпечення на території громади Конституції та законів України, актів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, державних, регіональних та місцевих програм, реалізацію інших, наданих державою, а також делегованих відповідними радами, повноважень. Керівництвом селищної ради постійно вживались відповідні заходи, спрямовані на підвищення відповідальності керівників структурних підрозділів за дотриманням вимог регламентів селищної ради та виконкому, Інструкції з діловодства щодо роботи з документами, зверненнями громадян, зміцнення виконавської дисципліни.
Діяльність Гусятинської селищної ради та її виконавчого комітету як колегіальних органів здійснювалася відповідно до планів роботи.
У 2025 році проведено 13 сесій селищної ради, прийнято 333 рішення.
Виконавчим комітетом селищної ради проведено 21 засідання, прийнято 274 рішень.
Інформація про засідання сесій селищної ради та виконавчого комітету, проєкти та прийняті рішення оприлюднювалися на веб-сайті Гусятинської селищної ради.
Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень селищного голови, слід зазначити, що селищним головою видано 1130 розпоряджень (на 186 більше, ніж у 2024 році), зокрема: 351 - з основної діяльності, 5 - з адміністративно - господарських питань та 774 - з кадрових питань.
Гусятинська селищна рада та її виконавчі органи є фондоутворювачами документів, віднесених до Національного архівного фонду. До цих документів відносяться рішення селищної ради, виконкому та розпорядження селищного голови. Всі рішення та розпорядження за звітний період, впорядковано, підшито в окремі справи, пронумеровано та підготовлено для подальшого зберігання, загалом 45 справ, з них:
- протоколи, рішення виконкому та документи до них – 17 справ;
- розпорядження селищного голови з основної діяльності та документи до них – 2 справи;
- розпорядження з кадрових питань – 5 справ;
- протоколи постійних комісій, протоколи, рішення сесії та документи до них – 21 справа.
2
На даний час у поточному архіві загального відділу селищної ради зберігаються справи документів за 2018 - 2024 роки. Відповідно до діючого законодавства закінчені діловодством справи постійного терміну зберігання передаються в архівний відділ Чортківської райдержадміністрації через 2 роки після завершення справ у діловодстві.
У 2025 році проведено науково – технічне впорядкування документів Гусятинської селищної ради за 2017-2018 роки і на постійне зберігання відібрано 164 справи. Описи справ постійного та тривалого зберігання за 2017 рік селищної ради схвалено експертною комісією Гусятинської селищної ради (протокол від 06 травня 2025 року протокол №2), експертною комісією архівного відділу Чортківської райдержадміністрації (протокол від 28 травня 2025 року №5), ЕПК Держархіву Тернопільської області (протокол від 23 вересня 2025 року №9) та 79 справ передано до архівного відділу Чортківської райдержадміністрації на постійне зберігання. На даний час описи справ постійного та тривалого зберігання за 2018 рік селищної ради схвалено експертною комісією Гусятинської селищної ради (протокол від 02 грудня 2025 року протокол №4) та передано на розгляд експертної комісії архівного відділу Чортківської райдержадміністрації.
Організація роботи з документами в структурних підрозділах селищної ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Гусятинській селищній раді та виконавчих органах Гусятинської селищної ради (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну), яка затверджена розпорядженням селищного голови від 05 березня 2025 року №29-од.
Відповідно до Інструкції з діловодства організацію контролю за виконанням завдань, визначених у документах, здійснюють секретар селищної ради, заступники селищного голови з питань діяльності виконавчих органів та керуючий справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків, керівники виконавчих органів селищної ради.
У структурних підрозділах селищної ради відповідальним за організацію контролю є його керівник, а безпосередній контроль здійснює працівник, відповідальний за діловодство. Однак, як показує практика, мають місце факти неналежної організації виконання окремих документів або листів, не у всіх структурних підрозділах селищної ради здійснюється внутрішній контроль за дотриманням термінів виконання документів. Не всі структурні підрозділи селищної ради використовують таку форму роботи з документами, як підготовка проміжної відповіді, коли з об’єктивних причин, документ не може бути виконаний у встановлені терміни. Це, в свою чергу, призводить до порушення термінів виконання документів.
3
Усі документи, які надійшли до Гусятинської селищної ради, зареєстровані, розглянуті керівництвом селищної ради та доведені до виконавців.
У звітному періоді документообіг в цілому становив 7655 документів, що на 3151 менше, ніж у 2024 році, з них: 4281 - вхідна кореспонденція, яка надійшла до Гусятинської селищної ради, 881 - до старостинських округів, 1493 - вихідна кореспонденція, яка підготовлена у Гусятинській селищній раді, 1000 - у старостинських округах. У середньому в місяць надходить понад 400 документів. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів селищної ради, підприємств та організацій, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час. На виконання документів підготовлено 1956 листів-відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 537 листів.
Що стосується виконавської дисципліни, то сукупний показник вчасно виконаних та повернутих документів складає біля 95 %. Однак, допускаються порушення термінів виконання окремим структурними підрозділами, комунальними установами та організаціями. Основними причинами порушення термінів виконання документів залишаються:
- неузгоджені дії виконавців, якщо відпрацювання документа потребує серйозної копіткої роботи, глибокого аналізу та професіоналізму фахівців декількох структурних підрозділів;
- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів селищної ради, комунальних установ, підприємств щодо організації внутрішньовідомчого контролю;
- відсутність почуття відповідальності та вимогливості в окремих працівників і керівників підрозділів;
- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників безпосередньо в структурних підрозділах селищної ради;
- стислі терміни опрацювання та збору інформації;
- тривалість візування відповідей;
- переписування резолюцій тощо.
При підготовці вихідної кореспонденції і надалі трапляються такі поширені недоліки: немає узагальнюючого заголовка, відсутні всі необхідні візи, не перевірено назви підприємств, організацій, прізвища, імена, відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків), наявність граматичних помилок, в листах не завжди зазначаються поштові адреси разових адресатів.
4
Окремі виконавці продовжують порушувати встановлені терміни, відправляють листи в останній день виконання, не враховуючи при цьому поштову пересилку.
З 01 січня 2025 року у Гусятинській селищній раді та її структурних підрозділах впроваджено систему електронного документообігу «АСКОД».
Система електронного документообігу дозволяє оперативно ухвалювати рішення щодо документів і надає ефективні засоби контролю за їх виконанням. Посадовим особам (виконавцям) система електронного документообігу надає прості й зручні засоби для роботи з документами з необмеженою кількістю користувачів. Загальний відділ селищної ради отримав потужний інструмент для автоматизації обробки всієї ділової документації. Також система електронного документообігу надає розвинені засоби контролю виконання ухвалених рішень і одержання звітності про стан виконавської дисципліни.
Крім того, впровадження системи електронного документообігу дозволяє зменшити витрати на документообіг; підвищити якість обслуговування замовників; збільшити швидкість реагування на запити; дає можливість контролювати всі процеси, що відбуваються в режимі реального часу; забезпечити кращу керованість; збільшити швидкість поширення інформації; створити більш ефективні ділові комунікації між структурними підрозділами й усередині самих підрозділів; поліпшити моральний клімат і ступінь задоволеності співробітників своєю працею; забезпечити більш швидке та якісне прийняття рішень.
Розгляд звернень, заяв та скарг громадян у Гусятинській селищній раді ведеться з дотриманням Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”. Кожне звернення, що надходить до селищної ради, всебічно розглядається та перебуває на особливому контролі в керівництва. Посадових
осіб попереджено про відповідальність за недотримання законодавства про звернення, зокрема за недотримання термінів розгляду звернень громадян. Особлива увага приділяється проблемам, порушених у зверненнях учасників бойових дій, пенсіонерів, осіб з інвалідністю, одиноких, багатодітних та малозабезпечених сімей.
Станом на 01 січня 2026 року селищною радою отримано 2376 звернень громадян (449 – надійшло поштою, 1927 - на особистому прийомі), з них у старостинських округах - 1431. Більша половина з них (2372) - це індивідуальні звернення, що становлять у частці всіх звернень 99,8%. Решта 4 – колективні звернення, в яких, загалом, зібрано 85 підписів.
5
Питання, які найчастіше порушуються у зверненнях громадян до селищної ради:
- соціального захисту (1495 звернень – 62,9%);
- аграрної політики і земельних відносин (563 звернення – 23,7%).
Рідше порушуються питання комунального господарства (120 звернень – 5,05 %), екології та природніх ресурсів (49 звернення – 2,06%), сімейної та гендерної політики, захисту прав дітей – (21 звернення - 0,88%) та інші питання.
Валова частка звернень громадян, які розглядаються селищною радою, вирішуються позитивно. Зокрема, з усіх отриманих селищною радою звернень громадян 2263 (95,2%) – вирішено позитивно, 105 (4,42%) - надано роз’яснення, 8 (0,34%) – відмовлено у задоволенні.
Протягом 2025 року до селищної ради звертались: учасники та інваліди війни, учасники бойових дій (802 звернення – 33,8%), члени багатодітних сімей, одинокі матері, матері-героїні (464 звернень – 19,5%), люди з інвалідністю (461 звернення – 19,4%), ветерани праці (290 звернень – 12,2%), діти війни (199-8,3%), учасники ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС (160 звернення – 6,7%) та представники інших категорій громадян.
У 2025 році до Гусятинської селищної ради надійшло 142 інформаційних запити щодо доступу до публічної інформації та персональних даних, що на 10 більше, ніж у 2024 році.
З них:
108 - електронною поштою
19 – поштою
15 – наручно.
Категорія запитувачів:
Фізичні особи – 20
Юридичні особи – 119
Громадські організації – 3.
За результатами розгляду:
Інформація надана – 142
Направлено належному розпоряднику інформації - 0
Надано роз’яснення – 0
Відмовлено - 0
Опрацьовується-0.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» відповіді на всі запити були надані вчасно, впродовж п’яти робочих днів. На веб-сайті Гусятинської селищної ради розміщено закладку, у якій є інформація про підготовку інформаційного запиту до селищної ради.
6
Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію загального відділу селищної ради розглянути на засіданні виконкому та направити в структурні підрозділи, старостинські округи, комунальні установи, підприємства селищної ради для аналізу та вжиття заходів реагування.
Начальник загального відділу
Гусятинської селищної ради Ольга СЕМЕНЯК
