від 05 березня 2024 року №29-од "Про затвердження Інструкції з діловодства в Гусятинській селищній раді та виконавчих органах Гусятинської селищної ради (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електр

Дата: 06.03.2025 09:30

Кількість переглядів: 17

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

05 березня 2025 смт Гусятин №29-од

Про затвердження Інструкції

з діловодства в Гусятинській

селищній раді та виконавчих

органах Гусятинської селищної ради

(документування управлінської інформації

в електронній формі та організації роботи

з електронними документами в діловодстві,

електронного міжвідомчого обміну)

Керуючись статтею 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», відповідно до Закону України «Про порядок вирішення окремих питань адміністративно-територіального устрою України», постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за №736/27181 (зі змінами), ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», з метою упорядкування документування управлінської діяльності:

1.Затвердити Інструкцію з діловодства в Гусятинській селищній раді та виконавчих органах Гусятинської селищної ради (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну), що додається.

2.Заступникам Гусятинського селищного голови, секретарю ради, керуючому справами виконавчого комітету, старостам старостинських округів, керівникам виконавчих органів Гусятинської селищної ради забезпечити неухильне дотримання вимог цієї Інструкції.

3.Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження Гусятинського селищного голови від 03 травня 2023 року №40-од «Про затвердження Інструкції з діловодства в Гусятинській селищній раді та виконавчих органах Гусятинської селищної ради».

4. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

Селищний голова Степан КАРПО

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження

селищного голови

від 05 березня 2025 №29-од

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у Гусятинській селищній раді (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну)

I. Загальні положення

Інструкція з діловодства у Гусятинській селищній раді (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну) (далі – Інструкція) відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та інших актів законодавства визначає:

порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання й до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу установи;

засади організації документування управлінської інформації в електронній формі для установ, які тимчасово створюють документи у паперовій формі;

загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії);

оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.

Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються Гусятинською селищною радою та її виконавчими органами.

Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами, при цьому вимоги цієї Інструкції поширюються на зазначені види діловодства в частині загальних принципів роботи з документами та в тій частині, яка прямо не визначена окремими нормативно-правовими актами.

Вимоги Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

2.Основною формою провадження діловодства в Гусятинській селищній раді є електронна, однак ще використовується паперова форма, до моменту повного заміщення електронним документообігом.

Документування управлінської інформації в Гусятинській селищній раді здійснюється в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису, електронної печатки та електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена розпорядженням селищного голови;

рішення сесії та виконавчого комітету та інші документи, що в умовах перехідного періоду видаються в паперовій формі.

1. Загальні засади документування управлінської інформації в Гусятинській селищній раді та особливості ведення діловодства в паперовій формі визначаються розділами VIII – XII Інструкції.

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 Інструкції.

1. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням електронного цифрового підпису або засвідчених електронною печаткою, не допускається вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів, окрім документів, що направляються до суду.

1. Не допускається проходження в діловодстві селищної ради одного й того ж документа в електронній та паперовій формі (лише за умови обгрунтованої потреби).

6.В Інструкції терміни вживаються в такому значенні:

електронний аудіовізуальний документ – електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування й/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено електронний цифровий підпис;

бланк електронного документа (бланк) – уніфікована форма електронного документа селищної ради або її структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

візуалізація – процес відтворення даних у формі, сприйнятною людиною;

витяг – засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

візування проєкту електронного документа (візування) – накладання посадовою особою електронного цифрового підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа;

6) електронний документообіг Гусятинської селищної ради – обіг (проходження) службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архіву;

електронна копія електронного документа – візуальне подання електронного документа в електронній формі без електронних цифрових підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено електронною печаткою;

електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) – візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу й правовий статус якого засвідчено електронною печаткою установи;

електронний внутрішній опис документів справи – окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів, їх реєстраційних індексів, дат та найменування файлів відповідних електронних документів;

електронний журнал – окремий реєстр системи електронного документообігу селищної ради, що містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою або групою ознак;

електронна резолюція – реквізит, який створено в системі електронного документообігу установи та вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний з нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою

електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається інструкцією з діловодства установи;

електронна справа – сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи;

електронний довідник – електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних;

14) електронне повідомлення – автоматично або в разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про

доставку /отримання/ відмову в реєстрації/ реєстрацію електронного документа адресатом та інше;

індикатори стану виконання документів – визначені критерії етапів проходження документів в селищній раді з метою їх моніторингу;

контроль – комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

система моніторингу – комплексна автоматизована система безперервного збору, оброблення, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) в селищній раді;

опис справ в електронній формі – довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

паперова копія оригіналу електронного документа – візуальне подання електронного документа в паперовій формі, засвідчене в порядку, встановленому Інструкцією;

підписання проєкту електронного документа (підписання) – накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) в реквізитах підписувача такого документа, електронного цифрового підпису (підписів) на проєкт електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

погоджувач – посадова особа, що здійснює візування (погодження) проєкту документа;

правовий статус – набрання електронними даними юридичної сили;

примірник електронного документа – файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

проєкт електронного документа – документ в електронній формі до накладення електронного цифрового підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;

редакційна правка – будь-яке редагування проєкту електронного документа, виконуване автором, погоджувачем або підписувачем;

реєстратор – працівник служби діловодства установи або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів в установі;

реєстраційно-моніторингова картка – картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в селищній раді документа незалежно від форми його створення;
1. реквізит електронного документа – інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу й надання йому юридичної сили;

1. система електронного документообігу селищної ради – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи

електронними документами в діловодстві Гусятинської селищної ради;

1. служба діловодства – структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву ради, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;

1. служба контролю – підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;

1. службова електронна пошта – електронна пошта (поштова скринька) працівника селищної ради, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;

1. уповноважена особа – особа, наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

1. управлінська інформація – сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;

1. управлінське рішення – будь-яке завдання, визначене посадовою особою або колегіальним органом у межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;

1. формування електронних справ – групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ селищної ради.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в законах України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також Регламенті організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55.

6.Організація електронного документообігу в Гусятинській селищній раді покладається на її службу діловодства, яка забезпечує:

розроблення в селищній раді єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;

розроблення номенклатури справ селищної ради;

реєстрацію та облік документів;

надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами в виконавчих органах селищної ради;

організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архіву;

упровадження та нагляд за дотриманням виконавчими органами селищної ради вимог Інструкції та національних стандартів;

проведення регулярної перевірки стану діловодства в структурних підрозділах селищної ради;

використання системи електронного документообігу, ведення та актуалізацію електронних довідників в селищній раді;

дотримання вимог до підготовки електронних і паперових документів та організації роботи з ними;

організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду в селищній раді в електронній формі та користування ним;

інформаційну взаємодію з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії;

розроблення типових маршрутів проходження документів в установі; перевірку правильності відомостей, унесених до реєстраційно -

моніторингової картки електронного документа за зведеною номенклатурою справ селищної ради, та уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;

ініціювання та проведення в селищній раді та її виконавчих органах підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства.

8.Установа організовує діловодство на підставі власної інструкції з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи), що розробляється на підставі Інструкцій, затверджених цією постановою, та з урахуванням інших актів законодавства.

9. Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентується питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.

10. Діловодство селищної ради, організація обміну електронними документами з іншими установами здійснюються виключно з використанням системи електронного документообігу «АСКОД», інтегрованої до системи взаємодії (в умовах перехідного періоду застосовується паперова форма документообігу).

11.Система електронного документообігу установи повинна відповідати вимогам законодавства до форматів даних, сервісу інтеграції до системи взаємодії та вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

12.Використання електронної позначки часу під час накладання електронного цифрового підпису або електронної печатки є обов'язковим.

13.Технічне супроводження системи електронного документообігу в селищній раді та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, забезпечення функціонування єдиного масиву електронних документів, а також формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на службу діловодства селищної ради.

Забезпечення захисту інформації, що обробляється в системі електронного документообігу селищної ради, покладається на працівника установи, на якого покладається виконання завдань та функцій структурного підрозділу з питань захисту інформації.

ІI. Міжвідомчий обмін електронними документами

14. Обмін електронними документами через систему взаємодії здійснюється виключно з дотриманням вимог до встановлених форматів даних електронного документообігу в установах.

Обмін документами поза системою взаємодії допускається лише щодо документів, до яких можуть бути застосовані обґрунтовані підстави, визначені пунктом 2 Інструкції.

15.Система взаємодії забезпечує гарантовану доставку електронних документів від їх відправників до їх одержувачів (адресатів).

16.Користувачі системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи.

Приймання вхідних електронних документів

17.Електронні документи, що надходять до селищної ради через систему взаємодії, приймаються головним спеціалістом із документообігу та по роботі із зверненнями громадян селищної ради.

18.Електронний документ, що завантажився із системи взаємодії до системи електронного документообігу селищної ради або надійшов до веб-модуля системи взаємодії установи, вважається доставленим адресату.

19.Попередній розгляд електронного документа здійснюється в електронній формі головним спеціалістом із документообігу та по роботі із зверненнями громадян з використанням системи електронного документообігу або у разі її відсутності веб-модуля системи взаємодії установи.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом селищної ради або надсилання після реєстрації за належністю до виконавчих органів сільської ради відповідно до функціонального розподілу обов'язків;

чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).

20.Попередній розгляд електронних документів повинен здійснюватися в день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня в разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення органів влади вищого рівня розглядаються першочергово.

21.За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

порушено вимоги щодо форми підготовки (пункт 2 Інструкції) або оформлено з порушенням вимог пунктів 117 та 118 Інструкції;

електронний документ надійшов не за адресою; електронний документ надійшов повторно; заявлений склад електронного

документа не відповідає фактичному;

реквізити вхідного електронного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;

на електронному документі відсутній електронний цифровий підпис підписувача чи відсутня електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена Інструкцією;

на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа або особою, що виконує його обов’язки;

відсутня електронна позначка часу;

пов’язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги»;

візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

У цих випадках служба діловодства відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

Надсилання вихідних електронних документів

22.Надсилання електронних документів через систему взаємодії їх адресатам здійснюється за фактом їх завантаження в автоматизованому режимі

із системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) селищної ради в систему взаємодії одразу після їх реєстрації.

Під час завантаження автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає заявленому в реєстраційно-моніторинговій картці переліку адресатів, для їх персоналізованого надсилання відповідним адресатам.

Не може бути відправлений через систему взаємодії електронний документ, цілісність якого не підтверджено електронним цифровим підписом або електронною печаткою згідно з вимогами Інструкції або який оформлено з порушенням вимог пунктів 117 та 118 Інструкції.

23.Із системи електронного документообігу селищної ради до системи взаємодії завантажуються зареєстровані електронні документи або засвідчені електронні копії документів.

24.Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправникові інформаційного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату.

У разі ненадходження відправникові протягом шести годин з моменту відправки електронного документа, інформаційного повідомлення про доставку цього документа адресату вважається, що такий документ адресатом не одержано. У такому випадку відправник уживає всіх можливих заходів до забезпечення одержання адресатом документа в електронній формі.

У разі одержання від адресата інформаційного повідомлення про відмову

реєстрації електронного документа відправником уживаються заходи для усунення підстав відмови і забезпечення повторного надсилання такого

документа в електронній формі.

Відхилення адресатом електронного документа без зазначення підстав, визначених пунктом 21 Інструкції вважається свідомим порушенням.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

Журнал обміну електронних документів

25.Журнал обміну є окремим електронним реєстром у складі системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії), який формується

переліку записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.

26.Журнал обміну складається з таких розділів:

надіслані – номер і дата реєстрації електронного документа, адресат, короткий зміст, вид, дата і час надсилання, а також атрибути інформаційного повідомлення;

отримані – вихідні номер і дата реєстрації електронного документа, кореспондент, дата і час доставки;

зареєстровані – до атрибутів розділу отриманих додаються номер і дата реєстрації електронного документа установою-адресатом та прізвище, власне ім’я, реєстратора, найменування структурного підрозділу, відповідального за

виконання документа в установі, прізвище, власне ім’я, , телефон та службова електрона пошта його керівника, прізвище, власне ім’я, працівника,

відповідального за виконання документа в установі, його телефон та службова електронна пошта;

відмовлено в реєстрації – складові, аналогічні до складових розділу отримані, а також дата і підстава відмови, прізвище, власне ім’я, та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

27.Інформаційні повідомлення автоматично вносяться до журналу обміну й додаються до відповідних записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії та реєстраційно-моніторингових карток відповідних електронних документів.

Інформаційне повідомлення автоматично генерується системою електронного документообігу (веб-модулем системи взаємодії) та надсилається відправнику одразу за фактом доставки, отримання, реєстрації, відмови у реєстрації електронного документа адресатом.

Інформаційні повідомлення не потребують окремої їх реєстрації та візуалізації.

28.Інформаційні повідомлення мають такі обов'язкові атрибути:

про надсилання – статусне інформаційне повідомлення «Надіслано» та дата і час надсилання;

про доставку – статусне інформаційне повідомлення «Доставлено» та дата і час доставки;

про реєстрацію – статусне інформаційне повідомлення «Зареєстровано» та номер і дата реєстрації електронного документа;

про відмову в реєстрації – статусне інформаційне повідомлення «Відмова в реєстрації», дата, час, підстава відмови, прізвище, власне ім’я, та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

Також система взаємодії має здійснювати оперативне інформування користувача системи взаємодії про:

позитивний результат технічної перевірки системою взаємодії надісланого користувачем системи взаємодії документа та його постановку в чергу на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) адресата;

кількість документів, що стоять у черзі на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) користувача.

Особливості електронної взаємодії без застосування системи взаємодії

29.Інформаційний обмін між працівниками виконавчих органів селищної ради здійснюється лише з використанням службової електронної пошти.

30.Інформаційний обмін здійснюється з метою:

попереднього погодження редакції проєктів спільних електронних документів, зокрема співрозроблення проєктів актів;

доведення управлінської інформації до відома, зокрема про плани та роботу відповідних установ;

інформування про прийняті селищною радою управлінські рішення;

з'ясування стану опрацювання селищною радою електронних документів, що надійшли на їх розгляд.

31. Інформація з листування службовою електронною поштою може використовуватися для підтвердження виконаних дій.

32. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.

33. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допускається щодо інформації з обмеженим доступом.

34. Адміністраторами службової пошти Гусятинської селищної ради є виключно працівники загального відділу Гусятинської селищної ради, які відповідають за діловодство, які у разі надходження документа надсилають його за належністю у виконавчі органи селищної ради та реєструють, як вхідну документацію. Відправка листів із загальної пошти здійснюється виключно ними.

1. Організація електронного документообігу

35.Організація документообігу в селищній раді здійснюється за допомогою системи електронного документообігу, що інтегрується із системою взаємодії;

у перехідний період за допомогою паперової форми документообігу.

36.Система електронного документообігу повинна забезпечувати проходження електронних документів та електронних копій документів і взаємозв'язок із системами електронного документообігу інших установ.

Облік обсягу електронного документообігу

37.Облік обсягу електронного документообігу здійснюється в автоматизованому режимі системою електронного документообігу селищної ради.

38.Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній формі (додаток 1).

Реєстрація документів

39.Вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені в селищній раді, реєструються в системі електронного документообігу.

40.Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах (далі – документи) в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов'язкові, додаткові та в разі потреби інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції.

41.Реєстраційно-моніторингова картка електронного документа створюється системою електронного документообігу в електронній формі.

42.До обов'язкових реквізитів, що вносяться до реєстраційно-моніторингової картки, належать: вид документа, індекс та заголовок електронної справи, кореспондент (установа-відправник), підписувач документа та електронний цифровий підпис підписувача або електронна печатка установи-відправника, адресат (перелік установ, яким адресовано документ), вихідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента), вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути адресата), вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути установи), короткий зміст документа, структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та/або підготовку документа в установі із зазначенням його індексу, прізвища, імені, номера телефону та службової електронної пошти його керівника, електронні резолюції, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазначенням його прізвища, імені, номера телефону та службової електронної пошти, строк та позначка про виконання електронного документа, кількість сторінок супровідного листа та кількість сторінок додатків, посилання на вже зареєстровані документи (історія питання), індикатори стану виконання документа та строки виконання індикаторів.

43.До додаткових реквізитів, що вносяться до реєстраційно-моніторингової картки, належать: внутрішнє переадресування електронного документа між структурними підрозділами установи, наявність і перелік додатків, проміжні строки виконання, інформація про зміну та перенесення строків виконання, припинення моніторингу електронного документа, електронні повідомлення системи взаємодії, код документа згідно з тематичним класифікатором установи,

строк передавання до архівного підрозділу установи, позначка про належність документа до документів термінового розгляду, строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ).

44.Допускається введення інших реквізитів електронного документа, які не звужують і не змінюють застосування обов'язкових та додаткових його реквізитів.

45.Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції селищної ради здійснюється службою діловодства селищної ради.

Порядок реєстрації окремих видів документів визначається Інструкцією.

46. Факсограми та інші електронні документи, що надходять електронною поштою без/з електронним цифровим підписом (електронною печаткою), реєстрації не підлягають, коли діловодство, організація обміну електронними документами з іншими установами здійснюються виключно з використанням системи електронного документообігу «АСКОД», інтегрованої

до системи взаємодії.

47.У системі електронного документообігу формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи селищної ради і їх місцезнаходження.

48.Порядок внесення реквізитів до реєстраційно-моніторингової картки та їх розміщення визначається Інструкцією.

Реєстрація вхідних документів

49.Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється реєстратором лише після проведення попереднього розгляду документа.

50.Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа в системі електронного документообігу та веб-модулі системи взаємодії.

51.На документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом друку наноситься його штрих-код або QR-код, присвоєний системою електронного документообігу, та створюється фотокопія, яку реєстратор вносить до реєстраційно-моніторингової картки.

52.Вхідний документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації та створення фотокопії реєстратором передається безпосередньо в виконавчий орган селищної ради, визначений в установленому порядку відповідальним за виконання цього документа, лише для зберігання з формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Закони України, постанови Верховної Ради України, укази Президента України, акти та доручення Президента України, акти Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, протоколи нарад під головуванням Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, Міністра Кабінету Міністрів, Державного секретаря Кабінету Міністрів, листи Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, листи Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, звернення комітетів, тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій Верховної Ради України, доручення голови облдержадміністрації та його заступників, доручення голови ради, зберігаються у службі діловодства Гусятинської селищної ради.

Перевірка електронного цифрового підпису

53.Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року №749.

54.У селищній раді організовується централізоване сховище кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів або застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

55.Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Реєстрація вихідних документів

56.Реєстрація вихідних електронних документів здійснюється в автоматизованому режимі під час їх підписання.

57.Надсилання документів незалежно від форми їх створення, здійснюється через систему взаємодії.

У разі створення документа в паперовій формі адресату надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 2 Інструкції.

58.Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, створюється паперова копія електронного документа, яка засвідчується печаткою селищної ради та надсилається за належністю згідно з вимогами Інструкції.

59.У разі надсилання фотокопії документа через систему взаємодії оригінал вихідного документа в паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання) передається в виконавчий орган селищної ради (автору документа) тільки для зберігання з формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.

60.Перевірку внесених до реєстраційно-моніторингової картки обов'язкових та додаткових реквізитів вихідного документа здійснює система електронного документообігу в автоматичному режимі.

Електронна печатка

61.Перелік електронних документів, які потребують засвідчення електронною печаткою, визначається Інструкцією на підставі актів законодавства.

62.Розпорядженням селищного голови (наказом керівника) визначаються порядок використання електронної печатки та уповноважені посадові особи, відповідальні за її застосування.

Кількість електронних печаток, що використовуються селищною радою, не обмежується.

Установам надається право засвідчувати електронні копії документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів.

Організація передавання документів та визначення їх виконавців

63.Зареєстрований документ за фактом унесення до реєстраційно-моніторингової картки відповідального за розгляд документа (згідно з розподілом обов'язків) селищного голови,заступників селищного голови або керівника структурного підрозділу, який розглядає документ першим (далі – первинний розгляд), автоматично передається на розгляд через систему електронного документообігу.

Документ автоматично та одночасно надходить на розгляд одній чи декільком посадовим особам (заступникам селищного голови або керівникам

виконавчих органів селищної ради), які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.

64.Документи одразу після їх реєстрації передаються на первинний

розгляд.

Селищному голові або секретарю селищної ради, який виконує його обов'язки, на первинний розгляд передаються документи, що надійшли від Секретаріату Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, звернення народних депутатів та розпорядження голови обласної та районної держадміністрацій, доручення (листи) установ вищого рівня.

Заступникам селищного голови, згідно з розподілом обов'язків, на первинний розгляд передаються документи, що надійшли від територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, підвідомчих установ, організацій та підприємств.

Первинний розгляд проєктів актів, на спільне розроблення, інших документів здійснюється керівниками самостійних структурних підрозділів або особами, що виконують їх обов'язки, в межах їх компетенції.

Електронна резолюція

65.Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд електронного документа, накладає на нього електронну резолюцію, в якій визначає головного виконавця, відповідального за організацію виконання документа в селищній раді, та в разі необхідності співвиконавців і строк його виконання.

В електронній резолюції обов'язково зазначаються всі виконавчі органи, які беруть участь в опрацюванні документа та погодженні проєкту відповіді.

Посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, накладають на нього електронні резолюції, в яких визначають відповідальних виконавців та в разі необхідності співвиконавців у межах селищної ради та її виконавчих органів.

66.Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, електронний цифровий підпис посадової особи.

В електронній резолюції до електронного документа, що не має строку виконання, зазначення змісту доручення та строку виконання не вимагається.

Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами, які визначаються Інструкцією.

Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) електронні резолюції не допускаються.

67.Усі електронні резолюції, накладені на електронний документ, вносяться до його реєстраційно-моніторингової картки і нерозривно пов'язані з нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).

68.На електронну резолюцію посадової особи накладається електронний цифровий підпис цієї ж посадової особи.

69.До накладання електронної резолюції встановлюються такі особливості:

виконавцями електронної резолюції селищного голови визначаються керівники виконавчих органів селищної ради, про що система електронного17

документообігу автоматично інформує заступника селищного голови, який в разі потреби має право доповнити зазначену резолюцію, не змінюючи суті доручення селищного голови та його головного виконавця;

виконавцем резолюції селищного голови,заступників селищного голови, може бути будь-який підпорядкований відповідному керівнику працівник селищної ради, до компетенції якого належить зазначене в резолюції питання;

отримання заступником селищного голови інформаційного повідомлення про створення керівником вищого рівня електронної резолюції не передбачає створення відповідним керівником своєї резолюції до цього ж документа, а лише передбачає ознайомлення з документом;

електронною резолюцією може бути визначено головного виконавця, співвиконавців, строки виконання, отримувачів документа «до відома».

70.Електронні документи надходять до їх виконавців виключно через систему електронного документообігу на підставі накладених на них електронних резолюцій ( у разі необхідності через службову електронну пошту).

Документ, виконавцями якого є кілька посадових осіб, надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним автором документа.

71.Керівники структурних підрозділів селищної ради опрацьовують електронні документи, отримані через систему електронного документообігу за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.

У разі необхідності керівник структурного підрозділу селищної ради має право делегувати своєму заступникові розгляд частини електронних документів, які надходять до них на опрацювання.

72.Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

73. Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

74.Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проєкту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом унести до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді тощо), закрити його «до справи».

Якщо електронний документ розіслано працівникам селищної ради для ознайомлення через систему електронного документообігу ради, працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис – підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису. У такому випадку в системі електронного документообігу селищної ради автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб селищної ради, яким було передано відповідний документ з позначкою про ознайомлення, у такому форматі: прізвище та власне ім’я, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (електронна позначка часу).

IV. Документування управлінської інформації в електронній формі

Загальні вимоги до створення документів

75.Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні електронних документів, в яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням установлених Інструкцією правил.

76.Реквізити, визначені Інструкцією, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.

Бланки документів

77.Організаційно-розпорядчі документи селищної ради оформлюються на бланках, що створюються в електронній формі згідно з вимогами Інструкції.

78.Бланки генеруються системою електронного документообігу установи

автоматичному режимі на підставі обраних автором проєкту критеріїв типового бланка для обраного виду електронного документа.

Для генерації типового бланка застосовуються критерії: вид, тип документа, підписувач тощо.

79.Бланки кожного виду генеруються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

80.Для підготовки документів в електронній формі система електронного документообігу генерує такі види бланків документів:

загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);

спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами (додаток 3);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 4).

81.Документ у разі необхідності друкується разом із бланком, згенерованим системою електронного документообігу без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

82.Бланки документів, створених у електронній формі, не нумеруються та не потребують обліку.

Дата підписання, засвідчення та реєстрації

83.Дата підписання визначається електронною позначкою часу, що невід'ємно пов'язана з електронним цифровим підписом.

84.Дата засвідчення визначається електронною позначкою часу, що невід'ємно пов'язана з електронною печаткою.

85.Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується системою електронного документообігу установи (веб-модулем системи взаємодії) у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.

86.Обов'язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов'язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).

Оформлення додатків

87.На додатках, що затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 92 Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини

документа робиться посилання: «що додається» або «(додається)».

88.На додатках до розпорядження, наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Додаток 5

до Правил виробництва

(виготовлення) та контролю

якості лікарських засобів

в аптеках (пункт 7.3)

Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток

до наказу Міністерства

охорони здоров’я

20 квітня 2024 року № 295;

Реєстраційний індекс документів

89.Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.

90.Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається згідно з формою згенерованого бланка.

91.Під час візуалізації документа система електронного документообігу установи відтворює та візуалізує разом з документом образ штрих-коду або QR-коду (для державної реєстрації актів лише QR-код), який обов'язково містить:

дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;

реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з електронної позначки часу (лише для QR-коду);

дані про погодження (лише для актів).

92.Під час реєстрації паперових документів використовується штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів – лише QR-код.

Гриф затвердження документа

93.У разі коли електронний документ затверджується розпорядженням, рішенням, наказом, гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви (у називному відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням дати його затвердження і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства фінансів

12 березня 2024 року № 298

Гриф затвердження візуалізується у верхньому правому куті першої сторінки документа.

Дані про виконання документів

94.Відмітка про закінчення виконання документа вноситься до реєстраційно-моніторингової картки та містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу слова «До справи», номер справи, а також короткі відомості про його виконання, наприклад:

До справи № 04-17 Лист-відповідь від 22.06.2024 № 1310/04-18 або До справи № 04-18

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.07.2024.

Особливості оформлення деяких видів документів

Протоколи

95.Протоколи складаються в електронній формі (або паперовій) відповідно до Інструкції або рішення колегіального органу.

96.У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис додається до протоколу.

97.Протоколи та витяги з них засвідчуються електронною печаткою установи, яку накладає служба діловодства, і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає особа, яка протоколює засідання.

Службові листи

98.Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованому системою електронного документообігу селищної ради.

99.Датою листа є дата його реєстрації.

Підготовка проєктів електронних документів

101.За підготовлений проєкт електронного документа відповідальним є автор документа.

За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

102.Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

проєкт електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу селищної ради;

у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту електронного документа вони додаються до проєкту електронного документа виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені в систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);

внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;

внесення до реєстраційно-моніторингової картки в автоматизованому режимі індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

зазначення обов'язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

формулювання проєкту доручення до документа здійснюється в тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: юридичному відділу; керівникам структурних підрозділів тощо;

формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.

103. Ім’я файла вихідного проєкту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:

Лист...

Службова записка...

Розпорядження про…

Наказ про...

Зміни до розпорядження від... №...

Нова редакція розпорядження від... №...

Зміни до наказу від... №...

Нова редакція наказу від... №...

Д1_Порядок (положення, інструкція тощо)...

Д2_Таблиця (графік, план тощо)...

Сканована копія листа...

Візування та погодження проєктів електронних документів

104.Погодження проєкту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується системою електронного документообігу установи на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

105.Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.

106.Погодження та підписання проєкту електронного документа здійснюється в такому порядку:

проєкт електронного документа спочатку візується його автором, працівником структурного підрозділу та керівником структурного підрозділу, уповноваженими особами інших виконавчих органів селищної ради, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці;

проєкт електронного документа візується заступником селищного голови, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проєкту електронного документа;

у разі погодження проєктів розпоряджень (наказів) в електронній формі проєкт розпорядження (наказу) візується уповноваженим представником юридичної служби селищної ради за результатами проведення юридичної експертизи;

проєкти рішень сесії селищної ради та виконавчого комітету візуються його автором, працівником структурного підрозділу та керівником структурного підрозділу, уповноваженим представником юридичної служби селищної ради за результатами проведеної правової експертизи, секретарем селищної ради (керуючим справами виконавчого комітету), заступником селищного голови згідно розподілу обов’язків;

проєкт електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційно-моніторинговій картці, при цьому візування проєкту електронного документа не затверджує зазначений документ;

проєкт підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ.

107.Не погоджений у відповідному порядку проєкт електронного документа не передається на підписання (затвердження). Паперові документи без наявності віз, вважаються такими, що не пройшли правову та антикорупційну експертизу.

108.Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через систему електронного документообігу селищної ради проєкту електронного документа беруть участь у його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.

109.Свою позицію щодо опрацьованого проєкту електронного документа уповноважена особа заінтересованого підрозділу доводить до відома відповідального підрозділу через систему електронного документообігу селищної ради. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтованою, а у разі необхідності викладена у тексті проєкту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).

разі внесення редакційних правок до проєкту електронного документа система електронного документообігу селищної ради:

зберігає поточну версію проєкту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї електронними цифровими підписами (що підтверджуються) в архіві версій проєкту електронного документа;

створює нову версію проєкту електронного документа (без електронних цифрових підписів), яка стає поточною версією проєкту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.

Усі версії проєкту зберігаються в архіві версій в реєстраційно-моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно-моніторингової картки блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.

110. За рішенням селищного голови, погодження проєкту електронного документа (за виключенням наказів керівника установи) може здійснюватися в такому порядку:

проєкт електронного документа візується його автором, після чого система електронного документообігу селищної ради автоматично одночасно надсилає його на ознайомлення керівникові підпорядкованого підрозділу й керівникові структурного підрозділу (відповідального підрозділу), заступникові

голови, який координує роботу відповідального підрозділу, та уповноваженим особам інших структурних підрозділів селищної ради, зазначеним у реєстраційно-моніторинговій картці;

погоджувач, зазначений у реєстраційно-моніторинговій картці, протягом строку, визначеного Регламентом селищної ради та Інструкцією, залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проєктом електронного документа та у разі наявності зауважень вносить їх до проєкту електронного документа;

якщо погоджувач протягом зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проєкту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно-

моніторингової картки інформацію про погодження цього проєкту за замовчуванням.

Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження) не стосується проходження їх юридичної експертизи.

111.У разі погодження проєкту електронного документа уповноважена особа виконавчого органу, зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці, візує проєкт електронного документа.

112.Після візування всіма зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці погоджувачами система електронного документообігу селищної ради автоматично надсилає проєкт електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.

Юридична експертиза

113. Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням системи електронного документообігу селищної ради (у перехідний період в паперовій формі у вигляді візи в графі «Погоджено»).

114.За результатами юридичної експертизи в разі наявності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби готує в електронній формі висновок за формою, затвердженою Мін’юстом.

115.Висновок вноситься до системи електронного документообігу селищної ради як внутрішній документ, логічно пов'язаний з проєктом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи юридичної служби.

116.У разі відсутності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби візує проєкт електронного документа в системі електронного документообігу селищної ради.

Підписання проєктів електронних документів

Підписувач

117.Посадові особи є підписувачами проєктів електронних документів у межах своїх повноважень.

118.Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються Секретаріату Кабінету Міністрів України, установам вищого рівня, та доручень селищного голови виконавчим органам селищної ради, є селищний голова або особа, що виконує його обов'язки.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються установам того ж або нижчого рівня, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи, а також листів щодо розроблення проєктів актів є заступник селищного голови або особа, що виконує його обов'язки.

Підписувачем проєктів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу ради згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов’язки.

Підписувачі проєктів електронних документів, що надсилаються підприємствам, установам та організаціям, які не належать до державного сектору економіки, громадянам, визначаються пунктами 265 –272 Інструкції.

Не допускається підписання в селищній раді проєктів електронних документів із зверненнями безпосередньо до Верховної Ради України, Президента України, Адміністрації Президента України, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністрів, оминаючи виконавчий орган, до сфери управління якого він належить, якщо інше не передбачено законодавством.

Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, імені і прізвища, наприклад:

Селищний голова власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Проєкти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проєкту електронного документа відповідальні кілька осіб – двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб – підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Директор

Головний бухгалтер

власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

або

Голова комісії

Секретар комісії

власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі підписання проєкту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні, наприклад:

Міністр юстиції

Міністр фінансів

власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проєкті електронного документа, автором проєкту створюється новий примірник проєкту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, що виконує її обов'язки.

Керівник установи

У разі коли підписувачем електронного документа є селищний голова погоджений проєкт електронного документа надходить до служби діловодства селищної ради.

Служба діловодства:

перевіряє проєкт електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проєктів;

перевіряє дійсність усіх накладених на проєкт електронного документа електронних цифрових підписів;

визначає проєкт електронного документа відповідним для передавання його на підписання селищному голові та передає його на підпис;

разі коли документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, додатково виготовляє паперовий примірник погодженого електронного документа, що містить реквізит підписувача (без додатків, що не потребують підписання), та подає його на підпис голові ради.

125. У разі коли селищний голова або служба діловодства селищної ради вносить до проєкту електронного документа редакційні правки, система електронного документообігу селищної ради автоматично створює нову версію проєкту електронного документа, яка за рішенням керівника може бути підписана без повторного погодження.

126. Після підписання документа селищним головою в електронній формі він автоматично реєструється та надсилається через систему взаємодії. Паперовий примірник, який відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, разом з роздрукованим переліком посадових осіб, якими погоджено проєкт документа (посада,

прізвище, власне ім’я, дата погодження), уповноважена особа служби діловодства зберігає для формування у справу згідно з номенклатурою справ.

Підписання проєкту документа заступником селищного голови, керівником структурного підрозділу

У разі коли підписувачем документа є заступник селищного голови або керівник структурного підрозділу, відповідний електронний документ після погодження в установленому порядку надходить через систему електронного документообігу селищної ради безпосередньо до відповідного підписувача.

128. Відхилений підписувачем проєкт повертається системою електронного документообігу селищної ради його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.

Особливості погодження проєктів електронних документів

- селищній раді

Процедура погодження проєкту електронного документа контролюється його автором, а у разі його відсутності – особою, яка виконує його обов'язки.

У разі надходження проєкту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися із змістом проєкту, завізувати проєкт електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проєкту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.

Зауваження і пропозиції до проєкту електронного документа, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та підписуються електронним цифровим підписом особи, яка створила коментар.

Зауваження і пропозиції до проєкту електронного документа вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проєкту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проєкту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).

Зауваження і пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають вноситися із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або має надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.

Погоджувач візує проєкт електронного документа лише в разі відсутності в нього жодних зауважень. Погоджений проєкт електронного документа автоматично передається наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

Погодження із зауваженнями не допускається, крім випадків погодження проєктів актів, порядок погодження яких визначено законодавством.

У разі внесення будь-яких редакційних правок до проєкту електронного документа система електронного документообігу ради автоматично відкликає його з погодження та повертає проєкт електронного документа автору.

Автор проєкту електронного документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:

приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проєкту електронного документа;

вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, з накладанням електронного цифрового підпису автора проєкту, після чого повертає проєкт електронного документа на погодження в попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проєкт було погоджено.

Погоджувач, яким отримано проєкт електронного документа, повинен його погодити або повернути із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями протягом строків, визначених Інструкцією.

Якщо в позиціях головного виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних виконавчих органів, керівник головного виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюються протоколом, який готує та вносить у систему електронного документообігу сільської ради автор проєкту як логічно пов'язаний з документом, щодо якого скликалась узгоджувальна нарада.

Зазначений протокол візується в системі електронного документообігу ради всіма учасниками наради та підписується керівниками виконавчих органів, у яких були розбіжності.

Реєстраційно-моніторингова картка зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.

Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов'язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.

Проєкт електронного документа вважається погодженим та може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці.

У разі потреби система електронного документообігу ради генерує лист зовнішнього або внутрішнього погодження.

Особливості підготовки деяких видів електронних документів

Проєкти розпоряджень селищного голови (наказів керівника)

Селищний голова видає розпорядження з основної діяльності, кадрових питань, з адміністративно-господарських питань, а також з особового складу, про відрядження та надання відпусток працівникам селищної ради.

Питання підготовки проєктів розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) визначаються іншими нормативно-правовими актами.

Проєкти розпоряджень (наказу) голови селищної ради готуються та погоджуються в електронній формі відповідно до загальних вимог підготовки та погодження проєктів електронних документів, визначених Інструкцією, на бланку, що автоматично генерується системою електронного документообігу ради (та у паперовій формі).

Перед поданням на підпис нормативно-правового акта селищної ради автор проєкту друкує його із системи електронного документообігу установи разом із згенерованим системою електронного документообігу установи бланком, на якому візуалізується автоматично сформований QR-код.

На роздрукованому проєкті розпорядження (наказу) установи вимагається лише проставлення власноручної візи уповноваженого представника юридичного відділу селищної ради, яким проведено юридичну експертизу зазначеного проєкту.

Підписання розпорядження селищного голови ради здійснюється в електронній та в разі необхідності паперовій формі.

Розпорядження (накази) реєструються в системі електронного документообігу ради із застосуванням відповідного проєкту електронного документа. При цьому на паперовий примірник відповідного розпорядження (наказу) проставляється номер та дата реєстрації, які було автоматично присвоєно у системі електронного документообігу ради.

Розпорядження (накази) нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; розпорядження з основної діяльності та адміністративно-господарських питань мають окрему порядкову нумерацію.

Ознайомлення працівників установи з розпорядженнями (наказами) здійснюється в електронній формі.

Факт доведення розпорядження (наказу) до відома посадової особи ради здійснюється засобами системи електронного документообігу селищної ради.

Факт ознайомлення посадової особи ради з актом ради здійснюється засобами системи електронного документообігу ради з використанням електронного цифрового підпису відповідної посадової особи.

Спільні розпорядження (накази) установ

Порядок підготовки спільного акта кількох установ визначається Інструкцією з діловодства.

Проєкти актів нормативно-правового характеру, які відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації

Державна реєстрація актів установ нормативно-правового характеру здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

Державна реєстрація здійснюється в паперовій формі шляхом надсилання Державній регуляторній службі.

1. Моніторинг за станом виконання управлінських рішень

Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в селищній раді та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється службою діловодства за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу ради на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки. Відповідна система забезпечує оперативний доступ до всієї інформації про стан виконання будь-якого документа, щодо якого здійснюється моніторинг та методичний аналіз відповідних даних.

Моніторинг проводиться шляхом збору, оброблення та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.
Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в установі, вносяться в автоматичному режимі залежно від обраного статусу призначення документа та/або автоматизованому режимі до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства під час вхідної реєстрації документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.
1. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

1. Після завершення роботи над документом до реєстраційно-моніторингової картки автоматично вноситься відмітка про завершення його виконання (індикатор завершення виконання) на підставі статусу призначення зареєстрованого проєкту електронного документа. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

1. Моніторинг здійснюється за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, протоколами нарад під головуванням Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, Міністра Кабінету Міністрів, Державного секретаря Кабінету Міністрів, листами Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників (що потребують надання відповіді про результати їх розгляду), листами Уповноваженого Верховної Ради України

прав людини, зверненнями комітетів, тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій Верховної Ради України, зверненнями та запитами народних депутатів України, депутатів місцевих рад, листами Рахункової палати, міжнародними зобов'язаннями України в рамках співробітництва з Міжнародним валютним фондом, зобов'язаннями України у сферах європейської та євроатлантичної інтеграції, а також завдань, визначених розпорядженнями і дорученнями керівництва

обласної та районної державних адміністрацій, рішеннями колегії обласної та районної державних адміністрацій, розпорядженнями і дорученнями керівництва селищної ради, щодо яких встановлено строки їх виконання.

1. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати реєстрації, а вхідних – з дати надходження (доставки через систему взаємодії) або з дати наступного робочого дня у разі надходження (доставки) документа після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, строком виконання документа вважається перший робочий день після настання строку виконання.

Якщо виконання документа у визначені строки неможливе, то виконавець завчасно, не пізніше ніж за 3 дні до закінчення контрольного строку, повинен обґрунтувати керівнику ради, який давав доручення щодо виконання документа, причини невиконання та внести відповідні пропозиції про продовження строку виконання.

Продовження строків виконання документів здійснюється виключно особами, органами або установами, які видали чи прийняли документи або дали доручення щодо їх виконання.

У разі зміни строків виконання індикатора в реєстраційно-моніторинговій картці проставляється новий строк визначеного індикатора та зазначається причина його зміни, які вносяться службою діловодства.

Перевірка строків виконання документів проводиться за всіма індикаторами проходження документа до закінчення строку його виконання (у разі відхилень виконавцю надсилаються попередження системою моніторингу за допомогою електронних нагадувань, що автоматично генеруються системою електронного документообігу ради) в порядку, визначеному Інструкцією.

Служба діловодства після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого приймає рішення про припинення моніторингу.

Припинення моніторингу здійснюється лише на підставі зазначеної перевірки.

Дані про виконання документа та припинення моніторингу вносяться до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства.

Документ може бути закритий «до справи» лише після внесеної до реєстраційно-моніторингової картки відмітки про припинення моніторингу.

Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, іншої кореспонденції Верховної Ради України вважається день надсилання електронного документа селищною радою через систему взаємодії, а у випадках, визначених пунктом 2 Інструкції, – день реєстрації документа

органом, який визначив відповідне завдання.

Інформація про документи, термін виконання яких порушено, службою діловодства узагальнюється і подається селищному голові для вжиття заходів щодо усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань, визначених у документах.

Виконавці, які допустили порушення термінів виконання контрольних документів, не пізніше ніж у триденний строк подають письмове пояснення про його причини селищному голові.

Інформаційно-довідкова робота з електронними документами

Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням системи електронного документообігу ради.

167. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи електронного документообігу ради службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор питань діяльності ради;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Пошукова система системи електронного документообігу ради має здійснювати пошук за контекстом (ключовим словом або фразою) електронного документа, видом електронного документа, його заголовком, датою прийняття, номером та датою його реєстрації, його автором тощо.

VI. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

1. Номенклатура справ призначена для встановлення в селищній раді єдиного порядку формування справ для документів, створених у електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яка документується в селищній раді, зокрема справи постійних і тимчасово діючих рад, комісій, комітетів.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проєкту документа автором згідно із затвердженим Мін’юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

1. В раді складаються та ведуться номенклатури справ виконавчих органів селищної ради і зведена номенклатура справ ради.

1. Номенклатура справ виконавчого органу селищної ради створюється

електронній формі (додаток 5) посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, не пізніше 15 листопада поточного року. Візуалізація

номенклатури справ виконавчого органу здійснюється за автоматично генерованою формою, визначеною Інструкцією.

Методична допомога у складенні номенклатури справ надається службою діловодства селищної ради.

Зведена номенклатура справ ради формується системою електронного документообігу ради в автоматизованому режимі (додаток 6) на основі номенклатур справ виконавчих органів у електронній формі.

На підставі зведеної номенклатури справ ради в електронній формі система електронного документообігу селищної ради автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією, яка друкується та подається на схвалення експертною комісією ради.

Зведена номенклатура справ зберігається та використовується системою електронного документообігу ради для автоматизації процесів формування документів у справи в Гусятинській селищній раді.

Зведена номенклатура справ селищної ради наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

В системі електронного документообігу номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці (додатки 5 і 6). Графи таблиці заповнюються таким чином:

у графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляється назва структурного підрозділу, до якого відносяться записи про відповідні справи;

у графі 1 проставляється індекс кожної справи;

у графу 2 включаються заголовки справ (тому, частини);

у графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин);

у графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання;

у графі 5 робляться позначки про перехідні справи; справи, що ведуться в паперовій формі; посадових осіб, відповідальних за формування справ; передавання справ до архіву чи інших установ для їх продовження тощо.

Наприкінці року до номенклатури справ складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з Інструкцією.

Формування електронних справ

Групування виконаних документів у електронні справи здійснюється централізовано в системі електронного документообігу селищної ради відповідно до номенклатури справ.

Формування електронних справ здійснюється у системі електронного документообігу ради в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи.

Електронні документи, віднесені до однієї електронної справи, мають бути логічно пов'язані між собою за допомогою відомостей про них в

системі електронного документообігу ради.

Під час формування електронних справ слід дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:

групувати в електронні справи документи, виконані протягом одного календарного року, крім перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);

документ-відповідь групується за ініціативним документом;

включати в електронні справи лише оригінали електронних документів чи їх примірники або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів та електронні копії електронних документів;

обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;

обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється паперова копія цього вхідного документа, яка зберігається у виконавчому органі та формується у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Засвідчені копії повинні містити перелік визначених Інструкцією з діловодства реквізитів, нанесених за допомогою QR-коду.

Зазначені засвідчені паперові копії електронних документів формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ для зберігання, які передаються до служби діловодства у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, для постійного зберігання.

Створення інших паперових примірників електронних документів не вимагається.

Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних справ в раді та її виконавчих органах здійснюються службою діловодства селищної ради.

Зберігання електронних документів в установах

У раді здійснюється централізоване зберігання електронних документів. Документи зберігаються в місцях їх створення.

Документи з часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігаються в системі електронного документообігу ради, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.

Аудіовізуальні документи (аудіо- та відеозаписи) засідань сесій, постійних комісій, робочої групи ради, у разі їх створення, зберігаються в системі електронного документообігу ради. Секретар колегіального органу або уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання у систему електронного документообігу ради.

186. За доступність, цілісність та відтворюваність електронних документів і електронних справ, що зберігаються в системі електронного документообігу ради, відповідає служба діловодства.

Працівники ради мають доступ до електронних справ через систему електронного документообігу ради відповідно до прав, визначених розпорядженням селищного голови.

Видавання електронних справ, окремих електронних документів іншим установам здійснюється з дозволу селищного голови або особи, що виконує його обов'язки, шляхом створення примірників або копій цих документів (електронних справ).

У разі звернення до ради уповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого судді, суду щодо надання тимчасового доступу до документів селищний голова невідкладно видає доручення службі діловодства забезпечити виконання ухвали. У межах реалізації доручення уповноважена особа:

створює та реєструє копію ухвали слідчого судді, суду після пред’явлення оригіналу такої ухвали;

надає особі, зазначеній в ухвалі, тимчасовий доступ до документів, зокрема можливість ознайомлення з ними, виготовлення паперових копій відповідних електронних документів або у разі, коли в ухвалі передбачено їх вилучення (здійснення виїмки), – створення електронних примірників відповідних електронних документів;

надає допомогу у складенні опису електронних документів, що вилучаються (виїмка яких здійснюється), який залишається в ради.

Про вилучення електронних документів складається акт (протокол) у двох примірниках, перший з яких залишається в раді, а другий передається відповідальній особі, зазначеній в ухвалі.

VII. Порядок підготовки електронних справ до передавання

для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що й документів у паперовій формі.

Експертиза цінності документів проводиться в електронній формі, крім документів, визначених абзацами другим – п’ятим пункту 2 Інструкції.

Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам служби діловодства, блокування права інших працівників ради на редагування реєстраційно-моніторингової картки документів, які передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів і електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

За результатами експертизи цінності електронних документів у виконавчому органі ради особою, відповідальною за діловодство, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються: описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами у паперовій та у разі прийняття відповідного рішення головою ради в електронній формах.

Описи електронних справ виконавчих органів і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються укладачем опису, керівником служби діловодства установи та підписуються керівником структурного підрозділу.

На підставі електронних описів електронних справ виконавчого органу та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів службою діловодства ради в електронній формі після прийняття до архіву ради документів виконавчих органів складаються електронні описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання (додаток 7) та акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 8).

На підставі складених в електронній формі описів справ та акта про вилучення для знищення документів ради система електронного документообігу ради автоматично здійснює їх візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією, яка у разі необхідності може бути роздрукована.

Процедура знищення електронних документів здійснюється лише в разі прийняття відповідного рішення селищним головою та визначається Інструкцією.

Акт про вилучення для знищення документів ради, що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.

Номер та дата акта про вилучення для знищення документів ради присвоюються системою електронного документообігу ради після його затвердження в електронній формі.

У разі коли для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, відповідальною особою виготовляється паперова копія такого документа з візуалізацією реквізитів підпису особи, що підписувала даний електронний документ, яка засвідчується

печаткою установи.

Засвідчена копія повинна містити перелік визначених Інструкцією з діловодства реквізитів, нанесених за допомогою QR-коду.

Зазначені засвідчені паперові копії електронних документів формуються у справи, які передаються до служби діловодства установи (відповідного архівного відділу райдержадміністрації) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, для постійного зберігання.

Створення інших паперових примірників електронних документів не вимагається.

Методична допомога у складенні описів електронних справ надається особою, відповідальною за архів ради.

Оформлення електронних справ

За результатами проведеної експертизи цінності відібрані електронні справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, засвідченого згідно з Інструкцією.

Паперові примірники електронної справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання створюють відповідальні працівники виконавчих органів, які формували відповідні електронні справи. У разі реорганізації чи ліквідації виконавчих органів селищної ради зазначені примірники створюють відповідальні особи їх правонаступників.

У разі ліквідації без визначення правонаступника експертиза цінності та створення зазначених примірників здійснюється у процесі ліквідації органу під час підготовки справ підрозділу для передавання до архівного відділу райдержадміністрації. У такому випадку документи тимчасового зберігання знищуються достроково, одразу після експертизи цінності.

Підготовка до передавання в архів ради паперових примірників електронних справ здійснюється відповідно до Інструкції.

Для підготовки електронної справи для передавання до архіву ради в автоматизованому режимі оформлюється електронна інформаційна картка архівної справи (обкладинка справи), яка містить такі відомості:

найменування виконавчого органу селищної ради;

індекс електронної справи;

номер тому електронної справи;

заголовок електронної справи (тому, частини); кількість електронних документів;

період формування справи;

строк зберігання справи;

електронний опис документів справи (внутрішній);

відмітку про приймання-передавання електронної справи до архіву ради.

Створення обкладинки справи завершується візуванням діловодом та підписанням особою відповідальною за архів ради.

202. Форма обкладинки справи та візуалізація її відомостей визначається Інструкцією з урахуванням архівних правил.

Передавання електронних справ до архіву установи

Передавання електронних справ до архіву установи полягає у наданні доступу працівникам архіву установи та обмеженні доступу (лише правом перегляду) до електронних справ іншим працівникам установи.

Передавання електронних справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками виконавчих органів і затвердженим селищним головою або його заступником, але не раніше двох років з дати завершення електронних справ у діловодстві.

Надання доступу працівникові, відповідальному за архів ради, здійснюється згідно із зазначеним графіком у автоматизованому режимі.

Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архіву за електронними описами в електронній

формі.

Під час приймання електронних справ архівом проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, кваліфікованих електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка здійснюється в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником, відповідальним за архів, до реєстраційно-моніторингової картки електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архіву системою електронного документообігу ради автоматично обмежується іншим працівникам ради право доступу до цих електронних справ.

Якщо під час приймання-передавання електронних справ працівник, відповідальний за архів, виявив недоліки, працівник виконавчого органу повинен вжити заходів для усунення таких недоліків.

VIII. Порядок документування управлінської інформації

та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі

Ці вимоги Інструкції застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання селищною радою документів у паперовій формі.
Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

Основні повноваження служби діловодства здійснюються в електронній формі, з електронними носіями інформації і визначаються Інструкцією (розділи I – VII), однак за потреби і в паперовій формі.
1. Не допускається одночасне проходження одного й того ж документа

електронній та паперовій формі.

1. Відповідальність за організацію діловодства в раді несе селищний голова, у виконавчих органах – їх керівники.
2. За підготовлений проєкт документа відповідальним є його автор.

1. Організація діловодства в раді покладається на службу з діловодства чи на уповноважену відповідальну особу.

1. Організація діловодства в паперовій формі в виконавчих органах селищної ради покладається на спеціально призначену для цього особу.

IX. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги щодо створення документів

214. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується, з дотриманням установлених правил, інформація про управлінські дії (додаток 9).

215. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у
паперовій формі їх оформлення здійснюється з урахуванням вимог
ДСТУ 4163:2020.

216. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та цією Інструкцією.

217. Сукупність документів, необхідних і достатніх для документування інформації про діяльність, передбачається номенклатурою справ Гусятинської селищної ради, номенклатурами справ виконавчих органів Гусятинської селищної ради.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

218. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, наказ, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

219. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання Гусятинською селищною радою та виконавчими органами Гусятинської селищної ради покладених на них завдань і функцій.

220. Класи управлінської документації визначаються згідно з Національним класифікатором управлінської документації НК 010:2021 (далі – НКУД).

221. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

222. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

223. Діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою, мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

224. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі та не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з такими вимогами.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

— верхнє та нижнє.

226.Види бланків документів визначаються пунктом 80 Інструкції.

227. Бланки документів можуть виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки). Допустимо виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

228. Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з цієї Інструкцією.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання та використання бланків, визначаються селищним головою, керівником виконавчого органу, про що видається розпорядчий документ.

229. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість зареєстрованих документів такого виду в установі перевищує 2 тис. одиниць на рік. Якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі менше 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, в якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

230. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-ХІІ.

Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

233. Код Гусятинської селищної ради, виконавчих органів Гусятинської селищної ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

234. Код форми документа (за наявності) проставлється згідно з НКУД вище назви виду документа. Код форми документа розміщується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту «Назва документа».

Найменування установи

235. Найменування юридичної особи – автора документа – має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу. Скорочене найменування вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Найменування юридичної особи вищого рівня розміщують вище найменування юридичної особи – автора документа.

Довідкові дані про установу

236. Довідкові дані про установу мають містити таке: поштову адресу, номери телефонів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Якщо місцезнаходження установи відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності, у довідкових даних допустимо зазначити дві адреси: юридичну (зазначену в ЄДРПОУ) та фактичну (для листування).

Номери телефонів зазначаються відповідно до національного формату, в такій послідовності: міжміський префікс, код населенного пункту (в дужках), телефоний номер, який відділяється від коду та розділяється пробілами.

Назва виду документа

237. Назва виду документа зазначається на бланку конкретного виду документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, окрім листів.

Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення, доповідна записка тощо) повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Назва виду документа на поздовжніх бланках розміщується посередині під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».

Дата документа

238. Дата документа – це, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Крім того, датуються усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: віза, резолюція, відмітка про засвідчення копії документа, відмітка про надходження документа, відмітка про виконання документа, відмітка про ознайомлення з документом.

Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Приклад: 07.12.2022

Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.

Приклад: 2022.12.07.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Приклад: 07 грудня 2022 року.

Допускається вживання слова «рік» у скороченому варіанті «р.».

Приклад: 05 травня 2022 р.

У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим.

У спільних документах, підготовлених від імені двох і більше юридичних осіб, зазначається одна дата, що відповідає даті проставлення останнього підпису.

Дата документа на бланку проставляється у спеціально відведеному місці.

У внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дата проставляється ліворуч від особистого підпису автора документа.

У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допускається проставляння дати реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою Кабінету Міністрів України.

Реєстраційний індекс документів

239. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами за порушеними у листі питаннями, номенклатурою справ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою.

Приклад: 326/01-14/04-06, де 326-порядковий номер, 01-14-індекс порушеного у листі питання, 04-06-індекс за номенклатурою справ.

Індекси за видами порушених питань застосовуються лише до вхідних листів.

Приклад реєстрації вихідного документа: 222/04-18, де 222-порядковий номер, 04-18 - індекс за номенклатурою справ.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватись у зворотній послідовності.

Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструють, — вхідний чи створений юридичною особою.

У спільному документі, підготовленому від імені двох і більше юридичних осіб, реєстраційний індекс має містити індекси, присвоєні документу кожною з цих юридичних осіб, які проставляють через правобічну похилу риску в тій послідовності, у якій документ підписано його авторами.

Приклад: 987/321/654.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа має містити реєстраційний індекс та дату того документа, на який дають відповідь.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа розміщується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Для нанесення реєстраційного індексу застосовується штрих-код та/або QR-код у порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Посилання на документ

240. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника “цей”.

Місце складення або видання

241. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Місце складення документа розміщується на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа». Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014.

Приклади: селище Гусятин Чортківського району Тернопільської області

с. Личківці Чортківського району Тернопільської області

Адресат

242. Адресатами документа можуть бути Гусятинська селищна рада, виконавчі органи Гусятинської селищної ради, їх структурні підрозділи або конкретні посадові особи. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Виконавчий комітет Гусятинської селищної ради.

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному.

Приклад: Гусятинська селищна рада

Фінансовий відділ

начальнику відділу

Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

У разі коли документ адресується селищному голові або його заступникові, керівнику виконавчого органу, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку.

Приклад: Гусятинському селищному голові

Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів в давальному відмінку.

Приклад: Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого — четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може містити поштову адресу.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Приклад: Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13, корп. 1,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса.

Приклад: Олександру Гончаруку

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1,

м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої та виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута “адресат” може наводитись особисте звертання у кличному відмінку.

Приклад: Пане (пані) Власне ім’я

Пане (пані) Прізвище

Пане (пані) посада або звання

Панове

Приклад: Пане Олексію

Пані Іваненко

Пані директор

У разі необхідності перед словом “Пане”, “Пані” або “Панове” може використовуватися слово “Шановний”, “Шановна” або “Шановні”.

Наприклад: Шановна пані Ковальська.

Гриф затвердження документа

243. Документ може бути затверджений розпорядчим документом Гусятинської селищної ради, виконавчого органу Гусятинської селищної ради або у випадках, визначених у додатку 10, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно – правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом Гусятинської селищної ради, виконавчими органами Гусятинської селищної ради.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених в документі. У такому випадку гриф затвердження складається із слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистого підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Приклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

Селищний голова

підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

12 березня 2022 р.

У разі коли документ затверджується рішенням, розпорядженням, наказом гриф затвердження складається із слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Приклад: ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення сесії селищної ради

12 березня 2022 р. № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами або колегіальними органами юридичної особи оформлюють відповідну кількість грифів затвердження. Якщо документ затверджують дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи затвердження розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох - на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

Резолюція

244. Резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі, що містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція максимально може складатися з таких елементів: прізвище(-а), власне(-і) ім’я(-ена) виконавця (-ів) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Приклад: Прізвище Власне ім’я

Прошу підготувати проєкт договору до 25.05.2020

Особистий підпис

Дата

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції або документ підлягає поверненню, або це електронний документ, то резолюцію оформлюють на окремому аркуші або спеціальному бланку, на якому зазначають дату.

Приклад:

До вх. №123/01-10 від 25.05.2022.

Короткий зміст документа

245. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради, протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

246. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений термін.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

247. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено, і стосується того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту документа. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна — обґрунтування позиції установи, в заключній — висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою. Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.

248. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною — конкретні характеристики.

249. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова “Продовження додатка”.

Відмітки про наявність додатків

250. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

251. Додатки до документів можуть бути таких видів:

- додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

- додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

- додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”, “відповідно до
додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

252. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю. У разі доповнення нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, новою структурною одиницею з посиланням на додаток або виключення з тексту нормативно-правового акта структурної одиниці, яка містить посилання на додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті нормативно-правового акта змінюються.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додаток, повне найменування якого наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників.

Приклад: Додатки:

Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2022 р. на 5 арк. в 1 прим.
Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2022 р.

№ 595/04-12 і додаток до нього,всього на 20 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровано, то кількість їх аркушів не зазначають.

Приклад: Додаток: форми галузевої звітності в 1 прим.

253. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

254. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами відповідно цієї Інструкції. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності селищного голови, керівника виконавчого органу, які уповноважені їх підписувати, визначається рішенням сесії чи розпорядженням селищного голови.

255. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі - у разі, коли документ надрукований не на бланку, у скороченій - у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища.

Приклад:

Гусятинський селищний голова підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

або

Селищний голова підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

256. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

257. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Селищний голова підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Начальник відділу

бухгалтерського обліку

та звітності - головний бухгалтер

селищної ради підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

258. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова районної ради Селищний голова

підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Секретар комісії підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

259. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім'я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначається фактична посада, власне ім'я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади додаються лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа.

260. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

У разі створення радою документа у паперовій формі за наявності

для цього обґрунтованих підстав для їх надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії.

Візи та гриф погодження для документів,
що створюються у паперовій формі

262. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в Гусятинській селищній раді, виконавчих органах Гусятинської селищної ради (внутрішнє), так і іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

263. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза має складатися з таких елементів: найменування посади (за потреби), особистого підпису, власного імені і прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Приклад:

Начальник юридичного відділу Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ Дата

264. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа.

265. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

Начальник загального відділу Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Зауваження і пропозиції додаються.

266. Погодження проєкту документа полягає у його візуванні.

267. Погодження та підписання проєкту документа здійснюється у такому порядку:

- проєкт документа спочатку візується його автором, керівником підпорядкованого підрозділу;

- проєкт документа візується заступником селищного голови, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проєкту;

- проєкт документа візується представником юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи;

- проєкт документа візується представником служби діловодства;

- проєкт документа підписується селищним головою.

Не погоджений у відповідному порядку проєкт документа не передається на підписання (затвердження).

268. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

269. Зовнішнє погодження проєктів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проєкт документа, особистий підпис, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс).

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Селищний голова

підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання місцевої комісії

з питань техногенно-екологічної безпеки та

надзвичайних ситуацій при Гусятинській селищній раді

Дата №

270. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проєкту документа.

271. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

272. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проєкту документа

Найменування посади підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

273. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

Строк між датою зовнішнього погодження проєкту нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, і датою прийняття такого акта не повинен перевищувати 60 днів.

Відбиток печатки

274. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначено на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 11).

275. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

276. Розпорядчим документом установи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

277. Гусятинська селищна рада, виконавчі органи Гусятинської селищної ради можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в них, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до них через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з ними, а також під час формування особових справ працівників може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

278. Відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Приклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Дата

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених цією нструкцією, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.

279. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою установи або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо).

Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

280. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, власне ім’я, прізвище, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства.

Приклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки загального відділу (служби діловодства)

Дата

281. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, відповідно до вимог цієї інструкції.

282. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

283. Відомості про виконавця документа складаються з таких елементів: прізвища і власного імені виконавця документа, номера його службового телефону.

Приклад:

Петренко Олена 256 23 29

У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище виконавця документа і номер його службового телефону.

Наприклад:

Петренко 256 23 29

Допустимо через кому зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв’язатися з виконавцем. В одному документі, за потреби, може бути зазначено відомості про 2—3 виконавців. Відомості про виконавця документа оформлюють у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша документа.

284. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє виконавець цього документа. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки.

Приклад: До справи № 03-10

Лист-відповідь від 20.05.2019 № 03-10/01/802

посада особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

21.05.2019

2. До справи № 05-19

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2019

посада особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

05.03.2019

285. Відмітка про надходження паперового документа проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Складення розпорядчих документів

286. Розпорядчі документи (рішення, розпорядження, накази) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядчі документи видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських або кадрових питань.

287. Проєкти розпорядчих документів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівництва чи за власною ініціативою.

Проєкти розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба чи відповідальний працівник на підставі розпоряджень (вказівок) організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

288. Проєкти розпорядчих документів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі їх підготовки у паперовій формі та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проєкти розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів розпорядчих документів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

289. Уповноваженою особою юридичної служби обов’язково візуються проєкти розпорядчих документів нормативно-правового характеру, а також розпорядження з кадрових питань (особового складу).

290. Якщо в процесі погодження до проєкту розпорядчого документа вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

291. Рішення, розпорядження підписуються селищним головою, накази- керівником виконавчого органу. У разі відсутності селищного голови розпорядження підписуються посадовою особою, яка виконує його обов’язки. У разі відсутності керівника виконавчого органу накази підписуються посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

292. Розпорядчі документи, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими розпорядженнями, рішеннями, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

293. Розпорядчі документи оформлюються на бланку рішення, розпорядження, наказу. Зміст розпорядчого документа коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

294. Текст розпорядчого документа з питань основної діяльності та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

295. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина починається із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Преамбула розпорядчого документа закінчується словами – «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «НАКАЗУЮ», «ВИРІШИВ(ЛА)» після якого ставиться двокрапка.

296. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи — його виконавці, наприклад:

Юридичному відділу;

керівникам структурних підрозділів;

старостам.

297. Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) та неконтрольні (“довести до відома”, “ознайомити” тощо) доручення в розпорядчих документах не застосовуються.

298. Після набрання чинності розпорядчого документа, внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядчого документа.

299. Розпорядчі документи, якими вносяться зміни, оформлюються з урахуванням таких вимог:

1) заголовок починається із слів “Про внесення змін до розпорядження...” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина починається з пункту:

“1. Внести зміни до розпорядження … :” у разі викладення змін у тексті розпорядчого документа;

“1. Внести зміни до розпорядження …, що додаються.” у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

“1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...”;

“2. Пункт 3 виключити”;

“1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...”;

“2) у підпункті 2 пункту 7 слова “у разі потреби” замінити словом “вимагається”.

300. У разі видання розпорядчого документа про визнання такого, що втратив чинність, або скасування іншого розпорядчого документа, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів “Визнати таким, що втратило чинність,...” або “Скасувати …” відповідно.

301. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у розпорядчому документі, покладається на службу діловодства.

302. Для ознайомлення з розпорядчим документом укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

303. Розпорядчий документ з кадрових питань (особового складу) оформляється у вигляді індивідуальних і зведених розпорядчих документів. В індивідуальних розпорядчих документах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених — про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

304. Зміст індивідуального розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... “, “Про прийняття...”. У зведених розпорядчих документах може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

305. У тексті розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади працівників за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа — автор, дата, номер, повна назва.

306. Розпорядча частина розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я, по батькові та текст розпорядчого документа.

У кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

Під час ознайомлення з розпорядчим документом згаданими у ньому особами на першому примірнику чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У розпорядчому документі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

307. У зведених розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядчого документа не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядчих документах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

308. Розпорядчі документи нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядчі документи з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію. При цьому, до реєстраційного номера розпоряджень (наказів) додаються дефіс і літери («-од» – до розпоряджень (наказів) з основної діяльності; «-агп» – до розпоряджень (наказів) з адміністративно-господарських питань, «-ос» – до розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу), про відпустуки – «-від», про відрядження – «-в», про стягнення – «-с».

309. Копії розпорядчих документів засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії розпорядчих документів установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.

Протоколи

310. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень тощо.

311. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

312. Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

313. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

314. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

315. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

316. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

317. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

318. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціал імені голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб. У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціал імені присутніх постійних членів колегіального органу, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний — перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

319. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

320. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

321. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

322. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

323. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

324. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

325. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

326. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

327. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.

328. Службовий лист оформлюється у паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

329. Службовий лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

330. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції.

331. Як правило, у листі порушується одне питання.

332. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити...” “роз’яснюємо, що...”, або від третьої особи однини - “селищна рада інформує...”, “управління вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини — “прошу...”, “пропоную...”.

333. Службові листи підписуються відповідно до вимог цієї Інструкції з діловодства. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

334. Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступник селищного голови який координує роботу структурного підрозділу.

Документи до засідань колегіальних органів

(документи до засідань Гусятинської селищної ради,

виконавчого комітету Гусятинської селищної ради)

335. Підготовка та оформлення документів до засідань Гусятинської селищної ради, виконавчого комітету Гусятинської селищної ради - далі колегіальних органів здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.

336. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім’я доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом.

Проєкт плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів, депутатів.

Керівники структурних підрозділів, депутати подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу, депутатів, керівників структурних підрозділів.

Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

337. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку (пояснювальну записку), адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проєкт рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проєкт наказу;

довідку про погодження проєкту рішення із заінтересованими структурними підрозділами установи та у разі потреби іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

338. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря колегіального органу.

339. У разі проведення закритого засідання колегіального органу або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

340. За підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів його апарату.

341. Секретар колегіального органу здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

342. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у 317 – 326 цієї Інструкції.

343. Рішення колегіального органу реалізуються шляхом видання розпоряджень, наказів, якими вони вводяться в дію.

344. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Документи про службові відрядження

345. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи.

346. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я керівника, заступника керівника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проєктом розпорядчого документа про відрядження передається адресату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

347. Для реєстрації відряджень ведеться журнал, форма якого визначається окремим нормативно-правовим актом.

348. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного розпорядчим документом, готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до кадрової та бухгалтерської служб відповідно.

Х. Організація документообігу та виконання документів

Приймання та первинне опрацювання документів

351. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в раді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу з документами, створеними в електронній формі, визначених Інструкцією. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені Інструкцією.

352. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

353. Доставка документів до Гусятинської селищної ради, виконавчих органів Гусятинської селищної ради здійснюється через систему взаємодії, з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою, а також з допомогою мережі Internet по захищених каналах зв'язку.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

354. Усі документи, що надходять, приймаються службою діловодства чи відповідальною особою без права делегування відповідної функції іншим структурним підрозділам.

У службі діловодства чи відповідальною особою розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис “особисто”. У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

355. У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

Документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються службою діловодства чи відповідальною особою як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою служби діловодства чи відповідальною особою.

356. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалу імені та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упаковання, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства.

357. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

358. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.

Попередній розгляд документів

359. Усі вхідні документи підлягають попередньому розгляду службою діловодства чи відповідальною особою за ведення діловодства.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків;

чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).

360. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня у разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня розглядаються першочергово.

361. За результатами попереднього розгляду отриманий документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

- порушено вимоги щодо форми підготовки (пункт 9 цієї Інструкції) або оформлено з порушенням вимог пункту 49 цієї Інструкції;

- документ надійшов не за адресою;

- документ надійшов повторно;

- заявлений склад документа не відповідає фактичному;

- реквізити вхідного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в документі;

- на документі відсутній підпис підписувача чи відсутня печатка установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією;

- документ підписано особою, яка не є підписувачем документа або особою, що виконує його обов’язки;

- візуальна форма документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

У цих випадках служба діловодства або відповідальна особа відмовляє у реєстрації такого документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

362. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства або відповідальною особою, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено у додатку 12.

Реєстрація документів

363.Реєстрація документів усіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі у системі електронного діловодства із зазначенням обов'язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з унесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.

У веб-модулі системи взаємодії додатково реєструються лише документи, які надійшли або будуть відправлені через систему взаємодії.

У разі потреби перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів

реєстраційно-моніторинговій картці визначається Інструкцією.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

364. Реєстрація документів проводиться централізовано службою діловодства.

Місце реєстрації окремих груп спеціалізованих документів (розпорядження, договори, звіти, прейскуранти, заяви тощо) визначається цією Інструкцією.

365.Документи реєструються лише один раз: вхідні — у день надходження, створювані — у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

366. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до установи;

рішення сесії, виконавчого комітету;

розпорядження, накази з основної діяльності;

розпорядження, накази з адміністративно-господарських питань;

розпорядження, накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

367.Реєстрація документа здійснюється з використанням системи електронного діловодства ради (додатки 13 і 14) або у разі її відсутності централізовано із застосуванням веб-модуля системи взаємодії.

Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається лише за потреби в умовах перехідного періоду.

368.У системі електронного документообігу ради «АСКОД» формується єдина централізована база реєстраційних даних, що забезпечує працівників інформацією про всі документи ради та їх місцезнаходження.

Організація передачі документів та їх виконання

369. Для забезпечення своєчасного виконання документів служба діловодства або відповідальна особа розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

370. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Телеграми, акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

371. Документи, розглянуті керівництвом, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства або відповідальній особі, яка здійснює передачу документів на виконання.

372. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

373.Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

374. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства або відповідальну особу, яка робить відповідну відмітку в журналі реєстрації.

375. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

376. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

377. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику.

378. Перед поданням проєкту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

379. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

380. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

381. Автор документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові згідно з діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати службу діловодства про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація моніторингу виконання документів

382. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

383. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції.

384. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 15.

Індивідуальні строки встановлюються керівником структурного підрозділу.

385. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.

386. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

387. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

388. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

389. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції селищного голови.

390. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівнику (додаток 16).

ХI. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

397. Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів в установах визначаються пунктами 180 – 189 Інструкції.

Цим розділом Інструкції визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які застосовуються в разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

398. Номенклатура справ — це обов’язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додатки 17 і 18).

399. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий — використовується службою діловодства як робочий, третій — передається до власного архіву для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий — надсилається до державного архіву.

400. Структурні підрозділи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

401. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1 – 07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань комісії”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Департаментом фінансів про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів установи на 2022 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2022 рік.

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Формування справ

402. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

403. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30 – 40 міліметрів завтовшки).

404. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

405.Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

406. Розпорядження, накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження, накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

407. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

408. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

409. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

410. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

411. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

412. Особові справи формуються у порядку, визначеному законодавством.

413. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

414. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в селищній раді та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства або відповідальною особою та архівом (за наявності).

Зберігання документів

415. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо — за місцем створення.

416. Зберігання документів і справ в селищній раді забезпечує служба діловодства.

417. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

418. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу селищного голови, іншим установам — з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

419. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

420. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з лише дозволу відповідальних осіб з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

ХІІ. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

Основні засади проведення експертизи цінності, складення описів справ, оформлення справ та передачі справ до архіву апарату ради визначаються пунктами 201 – 208 Інструкції.

Цим розділом Інструкції визначаються окремі особливості підготовки справ, сформованих у паперовій формі, до передачі для архівного зберігання, які застосовуються за наявності підстав, що визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

423. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

424. Для організації та проведення експертизи цінності документів утворюються постійно діючі експертні комісії.

425. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву.

426. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

427. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.

428. За результатами експертизи цінності документів складається акт про вилучення для знищення документів у паперовій формі (додаток 19).

429. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією установи одночасно. Після затвердження акта можливо знищити визначені ним документи.

430. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи всієї установи. Найменування структурного підрозділу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ, що складені у паперовій формі

431.Опис справ — архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

432.Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

433.Описи справ структурного підрозділу складаються щороку за встановленою формою (додаток 20) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.

434. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2022 році, матимуть номери: 5 П —2022; 5 Т — 2022; 5 ОС — 2022.

435. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

436. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

437. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

438. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.

439. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву, а інший залишається як контрольний примірник у службі діловодства.

440. На основі описів справ структурних підрозділів архів чи уповноважена особа готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

441. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання — у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) — у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.

442. Не пізніше ніж через два роки після завершення справ необхідно описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.

Оформлення справ, складених у паперовій формі

443. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

444. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

445. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

446. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис “є документи за __ роки”.

447. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

448. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи — номер опису і фонду.

449. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

450. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

Передача справ, складених у паперовій формі, до архівного підрозділу (архіву) установи

451. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного підрозділу (архіву) установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

452. Передача справ до архівного підрозділу (архіву) установи здійснюється за графіком, затвердженим керівником установи.

453. За письмовим зверненням структурного підрозділу архівний підрозділ (архів) установи оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

454. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу (архіву) установи в присутності працівника установи, який передає упорядковані та оформлені справи.

455. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу (архіву) установи за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу (архіву) або особа, відповідальна за ведення архівної справи установи, розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі (архіві) установи.

Справи, що передаються до архівного підрозділу (архіву) установи, повинні бути зв’язані належним чином.

Установи зобов’язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі (архіві) установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

Начальник загального відділу Гусятинської селищної ради

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

Гусятинської селищної ради

від 22.01.2025 року №1

Ольга СЕМЕНЯК

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу Чортківської РДА

від 26.02.2025 року №2

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 38)

ПІДСУМКОВІ ДАНІ

обліку обсягу документообігу

за період з ___.___.____ р. по ___.___.___ р.

Документи		Кількість документів
	усього		з них
		в електронній	у паперовій формі
		формі	документів	сторінок
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
Усього
Керівник служби		Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
діловодства

Дата генерації: ___.___.___ р.

Додаток 2

до Інструкції

(пункт 80)

ЗАГАЛЬНИЙ БЛАНК

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ПРОТОКОЛ

(АКТ)

__________ селище Гусятин №_________

БЛАНК ЛИСТА

селищної ради

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

провулок Героїв Майдану, 1, селище Гусятин Чортківського району Тернопільської області, 48201,

тел. (03557) 2-15-28 E-mail: contact@hsr.gov.ua Web: http://www. hsr.gov.ua

Код ЄДРПОУ 04396391

__________ № _______ На № _________ від_______________

Адресат

Адреса адресата (при потребі)

Короткий зміст відповіді

Селищний голова Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Власне ім’я Прізвище виконавця (номер телефону)

БЛАНК ЛИСТА

структурного підрозділу

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВІДДІЛ ОСВІТИ, СІМ’Ї, МОЛОДІ ТА СПОРТУ

(ВОСМС)

провулок Героїв Майдану, 1, селище Гусятин Чортківського району Тернопільської області, 48201,

тел. (03557) 2-20-13 E-mail: husvidosv@ukr.net Web:https://gusyatyn.osv.org.ua

Код ЄДРПОУ 40704925

__________ № _______ На № ____________від__________

БЛАНКИ ЛИСТІВ
старостинських округів

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

САМОЛУСКІВСЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

вул.Л.Українки,24, с.Самолусківці,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48251

e-mail: samoluskivtsi@hsr.gov.ua
Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ГОРОДНИЦЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

вул.Центральна,330 А, с.Городниця,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48237

e-mail: horodnytsia@hsr.gov.ua

Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

КОЦЮБИНЧИКІВСЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

(села Коцюбинчики, Зелена, Сокиринці, Босири)

вул.Центральна,14, с.Коцюбинчики,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48526

e-mail: kotsiubynchyky@hsr.gov.ua

Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЛИЧКОВЕЦЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

(села Личківці, Трибухівці)

вул.Ліривка,11, с.Личківці,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48253

e-mail: LYCHKIVTSI@hsr.gov.ua

Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

СИДОРІВСЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

(села Сидорів,Шидлівці)

вул.Парадна 2, с.Сидорів,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48208

e-mail: sydoriv@hsr.gov.ua
Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

КРИВЕНЬКІВСЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

(села Кривеньке, Васильків)

вул.Центральна, 57, с.Кривеньке,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48522,

e-mail: kryvenke@hsr.gov.ua

Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

CУХОДІЛЬСЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

(села Суходіл, Боднарівка)

вул.Центральна, 1, с.Суходіл,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48205,

e-mail: sukhodil@hsr.gov.ua
Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ВІЛЬХІВЧИЦЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

вул.Івана Франка, 19, с.Вільхівчик,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48254,

e-mail: vilkhivchyk@hsr.gov.ua

Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ПОСТОЛІВСЬКИЙ

СТАРОСТИНСЬКИЙ ОКРУГ

вул.Загоринка, 1 а, с.Постолівка,

Чортківський р-н., Тернопільська обл., 48236,

e-mail: postolivka@hsr.gov.ua

Код ЄДРПОУ 04396391

№________________ від___________________

На №_____________від____________________

Додаток 3
до Інструкції з діловодства
(пункт 80)

БЛАНК ЛИСТА
селищної ради для іноземних адресатів

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА

СЕЛИЩНА РАДА

провулок Героїв Майдану, 1, селище Гусятин Чортківського району Тернопільської області, 48201, тел. (03557) 2-15-28

E-mail: contact@hsr.gov.ua

сайт: http://www. hsr.gov.ua

HUSIATYN

VILLAGE COUNCIL

lane Heroes of Maidan, 1, village Husiatyn Chortkiv district Ternopil region, 48201

phone: (03557) 2-15-28

E-mail: contact@hsr.gov.ua

WEB: http://www. hsr.gov.ua

___________________ № _______________ На № _______________ від _____________

Додаток 4
до Інструкції з діловодства

(пункт 80)

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДУ ДОКУМЕНТА

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

______________ скликання ______________ сесія

РІШЕННЯ

_____________2024 селище Гусятин №_____

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

_____________2024 селище Гусятин №_____

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

_____________2024 селище Гусятин №_____

Фото без опису

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВІДДІЛ ОСВІТИ, СІМ’Ї, МОЛОДІ ТА СПОРТУ

(ВОСМС)

Н А К А З

_____________2024 селище Гусятин №_____

						Додаток 5
						до Інструкції
						(пункт 171)
			ПРИМІРНА ФОРМА
	електронної таблиці номенклатури справ виконавчого органу
Підрозділ:			ФІНАНСОВИЙ ВІДДІЛ
Розділ:			-
Рік:			2023
Протокол ЕК:			223/12-17 від 01.11.2024

Індекс		Заголовок справи		Кількість справ		Строк	Робочі
справи				(томів)		зберігання	позначки
Підсумковий запис
					Разом	Перехідні	ЕПК
Усього справ					53	33	2
з них
кількість справ постійного зберігання					7	5	2
кількість справ тривалого зберігання					12	7	0
кількість справ тимчасового зберігання					34	21	0

Електронні цифрові підписи*
(посада)	(електронна позначка	(статус)
	часу)
головний спеціаліст	17:36 02.11.2024	підтверджено
відповідальний за архів	13:47 03.11.2024	підтверджено
начальник відділу	11:21 05.11.2024	підтверджено
____________

Вимагаються електронні цифрові підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника підрозділу укладання та відповідального (уповноваженого) працівника архіву установи. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного електронного цифрового підпису.

				Додаток 6
				до Інструкції
				(пункт 173)
		ПРИМІРНА ФОРМА
електронної таблиці зведеної номенклатури справ установи
Установа:	Гусятинська селищна рада
Рік:	2024
Протокол ЕК:	278 від 08.11.2023.
Протокол ЕПК: 22-31/1-18 від 17.11.2023
Розділ:	Апарат ради

Розділ	Індекс	Заголовок	Кількість	Строк	Робочі
	справи	справи	справ (томів)	зберігання	позначки
Підсумковий запис
			Разом	Перехідні	ЕПК
Усього справ			1040	2	273
з них
кількість справ постійного зберігання			86	0	0
кількість справ тривалого зберігання			432	1	0
кількість справ тимчасового зберігання			522	1	273

Електронні цифрові підписи**
(посада)	(електронна	(статус)
	позначка часу)
головний спеціаліст	13:47 06.11.2023	підтверджено
Працівник, відповідальний за архів	13:47 06.11.2023	підтверджено
ради
Діловод	11:21 09.11.2023	підтверджено
Заступник селищного голови	17:36 22.11.2023	підтверджено
____________

Інструмент фіксованого відбору даних зведеної номенклатури справ для поточного відображення (варіанти відбору: всі підрозділи).

Вимагаються електронні цифрові підписи працівника, відповідального (уповноваженого) за архів ради, яким сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника служби діловодства та заступника селищного голови. Підтвердження та реквізити посадової особи

– підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного електронного цифрового підпису.

Додаток 7
до Інструкції з діловодства

(пункт 177)

ПРИМІРНА ФОРМА
для внесення даних опису справ в електронну таблицю системи електронного документообігу

Установа:		Гусятинська селищна рада
Підрозділ:		Апарат ради
Рік:		2024
Протокол ЕК:		№3 від 23.11.2024*
Протокол ЕПК:		№5 від 30.11.2024**
Індекс справи	Заголовок справи (тому)		Дата початку	Дата закінчення	Кількість сторінок	Строк зберігання	Робочі позначки

У цей опис включено	30 справ з №36-27 по №36 -59
Пропущено справи	№36-31 і 36-44
Передано за описом	30 справ

Кваліфіковані електронні підписи***

(посада)	(кваліфікована електронна позначка часу)	(статус)
головний спеціаліст	17:36 04.12.2024	підтверджено
керівник служби діловодства*	11:21 06.12.2024	підтверджено
працівник, відповідальний за архів	13:47 12.12.2024	підтверджено

__________
* Для опису справ підрозділу.

** Для зведеного опису справ установи.

*** Для зведеного опису справ установи вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи, яким сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника служби діловодства. Для опису справ підрозділу вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника підрозділу укладання. Підтвердження та реквізити посадової особи - підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

Додаток 8
до Інструкції з діловодства

(пункт 177)

ПРИМІРНА ФОРМА
для внесення даних акта про вилучення для знищення документів
в електронну таблицю системи електронного документообігу

АКТ
про вилучення для знищення документів

Номер акта:			36-17
Дата акта:			15.12.2024
Установа:			Гусятинська селищна рада
Підрозділ:			Апарат ради
Підстава:
протокол ЕПК:			№8 від 08.11.2024
Індекс справи	Заголовок справи (тому)	Дата початку		Дата закінчення	Кількість справ (томів)	Строк зберігання	Робочі позначки

Разом до знищення	7 справ за 2017—2023 рік
Кількість документів	1271(одна тисяча двісті сімдесят один)
Приймально-здавальна накладна:	№741 від 12.12.2024*
Метод знищення	видалення з бази даних

Кваліфіковані електронні підписи

(посада)	(кваліфікована електронна позначка часу)	(статус)
головний спеціаліст**	17:36 18.12.2024	підтверджено
головний спеціаліст***	11:21 19.12.2024	підтверджено
керівник служби діловодства	13:12 20.12.2024	підтверджено
керівник установи****	14:14_22.12.2024__	підтверджено

__________
* Необов’язкове поле.

** Особа відповідальна за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено акт).

*** Посадова особа, яка проводила експертизу цінності.

**** Керівник установи.

Додаток 9
до Інструкції з діловодства
(пункт 214)

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
оформлення документів

1. Організаційно-розпорядчі документи виготовляються за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом.

2. Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12 – 14 друкарських пунктів.

Допустимо використовувати шрифт розміром 8 – 12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо.

Для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14 – 16 друкарських пунктів.

Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.

3. Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1–1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 – через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкуються через 1 міжрядковий інтервал.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 – 3 міжрядкових інтервали.

4. Реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Назва виду документа» друкуються великими літерами.

5. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка найменування посади.

6. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») – 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

10 мм — для абзаців у тексті;

90 мм — для реквізиту «Адресат»;

100 мм—для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

125 мм —для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».

8. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий – через 100 мм від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.

11. Тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Додаток 10
до Інструкції з діловодства

(пункт 243)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа
затвердження посадової особи за умови їх підготовки у паперовій формі

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проєктно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

4. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

5. Розцінки на виконання робіт.

6. Статути (положення) установ.

7. Штатний розпис.

Додаток 11

до Інструкції

(пункт 274)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі або засвідчуються електронною печаткою установи у разі їх створення в електронній формі

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

3.Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт, тощо).

4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

6. Завдання (на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

7. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

8. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

9. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

10. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

11. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

12. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями).

13. Протоколи (погодження планів поставок).

14. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

15. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

16. Статути установ.

17. Титульні списки.

18. Трудові книжки.

19. Копії документів (у разі необхідності посвідчення).

20. Позовні заяви, відзиви, відгуки, заперечення, клопотання.

21.Розпорядження селищного голови.

22.Специфікації (виробів, продукції тощо).

Додаток 12
до Інструкції з діловодства

(пункт 362)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації

№	Вид документа	Спеціальний облік*
1.	Зведення та інформація, надіслані до відома	не підлягають реєстрації чи обліку у будь-який інший спосіб
2.	Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо
3.	Прейскуранти (копії)
4.	Норми витрати матеріалів
5.	Вітальні листи і запрошення
6.	Місячні, квартальні, піврічні звіти
7.	Графіки, наряди, заявки, рознарядки
8.	Форми статистичної звітності
9.	Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)	бібліотека (обліковуються лише у разі її наявності)
10.	Наукові звіти за темами	служба науково-технічної інформації (обліковуються лише у разі її наявності)
11.	Навчальні плани, програми (копії)	кадрова служба
12.	Договори	бухгалтерська служба

* У разі відсутності в установі відповідного спеціалізованого підрозділу спеціальний облік здійснюється службою діловодства або за рішенням керівника установи не здійснюється.

Додаток 13

до Інструкції

(пункт 367)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД

запису про реєстрацію вхідних документів*

Вид документа.

Дата та час надходження документа в установу.

Дата реєстрації документа.

Реєстраційний індекс документа.

Кореспондент.

Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.

Короткий зміст.

Відповідальний підрозділ установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

Відповідальний виконавець – працівник відповідального підрозділу установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

Відмітка про виконання документа.

Справа №.

____________

Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.

Додаток 14

до Інструкції

(пункт 367)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД

запису про реєстрацію вихідних документів, створених установою*

Дата реєстрації документа.

Реєстраційний індекс документа.

Адресат.

Короткий зміст.

Відповідальний підрозділ установи, яким підготовлено документ.

Відповідальний виконавець – працівник відповідального підрозділу установи, який підготував документ.

Дата та час надходження документа адресату.

Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.

Відмітка про виконання документа адресатом.

Справа №.

____________

Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.

Додаток 15
до Інструкції з діловодства

(пункт 384)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Акт Президента України — 30 днів з дати набрання ним чинності, якщо цим актом не передбачено строк виконання визначеного ним завдання.

2. Запит або звернення:

народного депутата України — протягом 15 днів з дня його надходження, якщо Верховною Радою України не встановлено інший строк;

депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим — протягом 15 днів з дня його надходження;

депутата місцевої ради — протягом 10 днів з дня його надходження.

3. Якщо запит (звернення) народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду.

Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів — протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати — протягом 15 днів з дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено інший строк.

6. Погодження проектів актів заінтересованими органами — у строк, установлений їх головними розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.

7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію — протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

Додаток 16
до Інструкції з діловодства

(пункт 390)

ІНФОРМАЦІЯ
про стан виконання завдань на __.__.20__

№	Найменування та індекс структурного підрозділу	Стан виконання завдань (документів)
		усього	з них
			виконано	строк подовжено	строк порушено

Найменування посади
керівника служби діловодства Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

__.__.20__

Додаток 17
до Інструкції з діловодства

(пункт 398)

ПРИМІРНА ФОРМА
номенклатури справ структурного підрозділу
у паперовій формі

Секретаріат Кабінету Міністрів України
Управління протоколу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № 36-17 за 2017 рік

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії від 01.11.2017 № 223/12-17

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ (томів)	Строк зберігання	Робочі позначки
Відділ офіційного листування та перекладу
36-01-01	Листування з Верховною Радою України	4	постійно
…	…	…	…
Відділ офіційних заходів, планування та координації роботи
36-02-01	Проекти Указів Президента	1	постійно	ст. 6 а
…	…	…	…	…

Підсумковий запис

Справи за строками зберігання	Разом	У тому числі
Справи за строками зберігання	Разом	Перехідні	з відміткою “ЕПК”
Усього справ:	53	33	2
постійного зберігання	7	5	2
тривалого (понад 10 років) зберігання	12	7	0
тимчасового зберігання	34	21	0

СКЛАДЕНО:

Головний спеціаліст Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

02.11.2019

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Начальник Управління протоколу Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

05.11.2019

ПОГОДЖЕНО:

Завідуючий сектором архівного зберігання Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

03.11.2019

Додаток 18
до Інструкції з діловодства

(пункт 398)

ПРИМІРНА ФОРМА
зведеної номенклатури справ установи у паперовій формі

Секретаріат Кабінету Міністрів України
ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ за 2017 рік

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії від 08.11.2017 № 278/11-17

Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву від 17.11.2017 № 22-31/1-17

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ (томів)	Строк зберігання	Робочі позначки
Департамент забезпечення документообігу
35-01-01	Постанови Кабінету Міністрів України	10	постійно	ст. 3 а
…	…	…	…
Управління протоколу
36-01-01	Листування з Верховною Радою України	4	постійно	ст. 6 а
…	…	…	…	…

Підсумковий запис

Справи за строками зберігання	Разом	У тому числі
Справи за строками зберігання		перехідні	з відміткою “ЕПК”
Усього справ:	1040	2	273
постійного зберігання	86	0	0
тривалого (понад 10 років) зберігання	432	1	0
тимчасового зберігання	522	1	273

СКЛАДЕНО:

Головний спеціаліст Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

06.11.2017

ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС ЗАВІРЕНО:

Завідуючий сектором

архівного зберігання Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

06.11.2017

ПОГОДЖЕНО:

Директор Департаменту забезпечення

документообігу Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

09.11.2017

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Державний секретар

Кабінету Міністрів України Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

22.11.2017

Додаток 19
до Інструкції з діловодства

(пункт 428)

ПРИМІРНА ФОРМА
акта про вилучення для знищення документів у паперовій формі

АКТ
про вилучення для знищення документів

Секретаріат Кабінету Міністрів України
Управління протоколу
від 15.12.2017 № 36-17

ПІДСТАВА:

Протокол засідання експертної комісії від 08.11.2017
№ 278/11-17

Індекс
справи

Заголовок справи (тому)

Дата
початку

Дата закінчення

Кількість справ (томів)

Строк зберігання

Робочі позначки

Разом до знищення: 7 (сім) справ за 2015—2017 роки

Кількість документів: 1271 (одна тисяча двісті сімдесят один)

Приймально-здавальна накладна: від 12.12.2017 № 741*

Метод знищення: знищення шляхом невідновлювального подрібнення

СКЛАДЕНО:

Головний спеціаліст** Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

18.12.2017

ПОГОДЖЕНО:

Завідуючий відділом*** Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

19.12.2017

Начальник Управління протоколу**** Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

20.12.2017

Директор Департаменту
забезпечення документообігу***** Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

21.12.2017

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Державний секретар
Кабінету Міністрів України****** Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

22.12.2017

ЗНИЩЕННЯ ПРОВЕДЕНО:

Завідуючий сектором

архівного зберігання******* Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

25.12.2017

______________

* Не обов’язкове поле, застосовується у разі передачі іншій установі для знищення.

** Особа, відповідальна за діловодство у підрозділі укладення, якою складено акт.

*** Посадова особа, яка проводила експертизу цінності.

***** Керівник підрозділу укладення.

****** Керівник служби діловодства.

******* Особа, яка провела знищення.

Додаток 20
до інструкції з діловодства

(пункт 433)

ПРИМІРНА ФОРМА

опису справ у паперовій формі

Секретаріат Кабінету Міністрів України
Управління протоколу
ОПИС № 36—17 (2017 рік)

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії* від 23.11.2017 № 285/11-17

Протокол засідання експертно-перевірної комісії** від 30.11.2017
№ 44-31/1-17

Індекс
справи

Заголовок справи (тому)

Дата
початку

Дата закінчення

Кількість сторінок

Строк зберігання

Робочі позначки

У цей опис включено: 30 (тридцять) справ з № 36-27 по № 36-59

Пропущено справи: № 36-31, 36-44

Передано за описом: 30 справ

СКЛАДЕНО ТА ПЕРЕДАНО:

Головний спеціаліст сектору

архівного зберігання** Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Головний спеціаліст Управління протоколу* Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

04.11.2019

ПОГОДЖЕНО:

Завідуючий сектором архівного зберігання** Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

06.11.2019

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Директор Департаменту

забезпечення документообігу** Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Начальник Управління протоколу* Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

12.12.2019

СПРАВИ ЗГІДНО З ОПИСОМ ПРИЙНЯТО:

Завідуючий сектором архівного зберігання* Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

15.11.2019

______________

* Для опису справ структурного підрозділу.

** Для зведеного опису справ установи.

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

05 березня 2025 смт Гусятин №29-од

Про затвердження Інструкції

з діловодства в Гусятинській

селищній раді та виконавчих

органах Гусятинської селищної ради

(документування управлінської інформації

в електронній формі та організації роботи

з електронними документами в діловодстві,

електронного міжвідомчого обміну)

4. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

Селищний голова Степан КАРПО

Надіслано:

Заступники Гусятинського селищного голови -3 (електронною поштою)

Керуючий справами виконавчого

комітету Гусятинської селищної ради -1 (електронною поштою)

Секретар ради-1 (електронною поштою)

Загальний відділ - 1 (електронною поштою)

Відділ бухгалтерського обліку та звітності- 1 (електронною поштою)

Відділ містобудування, архітектури, земельних ресурсів та комунального майна -1 (електронною поштою)

Фінансовий відділ -1 (електронною поштою)

Юридичний відділ -1 (електронною поштою)

Відділ освіти, сім’ї, молоді та спорту-1 (електронною поштою)

Відділ культури та туризму-1 (електронною поштою)

Відділ соціального захисту та охорони здоров’я населення-1 (електронною поштою)

Старости - 9 (електронною поштою)

Відділ «Центр надання адміністративних послуг»-1 (електронною поштою)

Сектор «Служба у справах дітей» -1 (електронною поштою)

Відділ військового обліку цивільного захисту, надзвичайних ситуацій та охорони праці -1 (електронною поштою)

Розпорядження підготувала:

Начальник загального

відділу селищної ради Ольга СЕМЕНЯК

___________________2025 року

Погоджено:

Заступник селищного голови

з питань діяльності виконавчих органів Наталія МАЦКО

«_____» _____________________2025 року

Начальник юридичного

відділу селищної ради Віталій ШМИГЕЛЬСЬКИЙ

___________________2025 року

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження

селищного голови

від 05 березня 2025 №29-од

ІНСТРУКЦІЯ

I. Загальні положення

Інструкція з діловодства у Гусятинській селищній раді (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну) (далі – Інструкція) відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та інших актів законодавства визначає:

оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.

документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена розпорядженням селищного голови;

1. Загальні засади документування управлінської інформації в Гусятинській селищній раді та особливості ведення діловодства в паперовій формі визначаються розділами VIII – XII Інструкції.

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 Інструкції.

1. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням електронного цифрового підпису або засвідчених електронною печаткою, не допускається вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів, окрім документів, що направляються до суду.

1. Не допускається проходження в діловодстві селищної ради одного й того ж документа в електронній та паперовій формі (лише за умови обгрунтованої потреби).

6.В Інструкції терміни вживаються в такому значенні:

електронний аудіовізуальний документ – електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування й/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено електронний цифровий підпис;

бланк електронного документа (бланк) – уніфікована форма електронного документа селищної ради або її структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

візуалізація – процес відтворення даних у формі, сприйнятною людиною;

витяг – засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

візування проєкту електронного документа (візування) – накладання посадовою особою електронного цифрового підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа;

електронна копія електронного документа – візуальне подання електронного документа в електронній формі без електронних цифрових підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено електронною печаткою;

електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) – візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу й правовий статус якого засвідчено електронною печаткою установи;

електронний внутрішній опис документів справи – окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів, їх реєстраційних індексів, дат та найменування файлів відповідних електронних документів;

електронний журнал – окремий реєстр системи електронного документообігу селищної ради, що містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою або групою ознак;

електронна резолюція – реквізит, який створено в системі електронного документообігу установи та вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний з нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою

електронна справа – сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи;

електронний довідник – електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних;

доставку /отримання/ відмову в реєстрації/ реєстрацію електронного документа адресатом та інше;

індикатори стану виконання документів – визначені критерії етапів проходження документів в селищній раді з метою їх моніторингу;

контроль – комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

система моніторингу – комплексна автоматизована система безперервного збору, оброблення, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) в селищній раді;

опис справ в електронній формі – довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

паперова копія оригіналу електронного документа – візуальне подання електронного документа в паперовій формі, засвідчене в порядку, встановленому Інструкцією;

підписання проєкту електронного документа (підписання) – накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) в реквізитах підписувача такого документа, електронного цифрового підпису (підписів) на проєкт електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

погоджувач – посадова особа, що здійснює візування (погодження) проєкту документа;

правовий статус – набрання електронними даними юридичної сили;

примірник електронного документа – файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

проєкт електронного документа – документ в електронній формі до накладення електронного цифрового підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;

редакційна правка – будь-яке редагування проєкту електронного документа, виконуване автором, погоджувачем або підписувачем;

реєстратор – працівник служби діловодства установи або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів в установі;

реєстраційно-моніторингова картка – картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в селищній раді документа незалежно від форми його створення;
1. реквізит електронного документа – інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу й надання йому юридичної сили;

1. система електронного документообігу селищної ради – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи

електронними документами в діловодстві Гусятинської селищної ради;

1. служба діловодства – структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву ради, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;

1. служба контролю – підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;

1. службова електронна пошта – електронна пошта (поштова скринька) працівника селищної ради, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;

1. уповноважена особа – особа, наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

1. управлінська інформація – сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;

1. управлінське рішення – будь-яке завдання, визначене посадовою особою або колегіальним органом у межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;

1. формування електронних справ – групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ селищної ради.

розроблення номенклатури справ селищної ради;

реєстрацію та облік документів;

організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архіву;

проведення регулярної перевірки стану діловодства в структурних підрозділах селищної ради;

дотримання вимог до підготовки електронних і паперових документів та організації роботи з ними;

ІI. Міжвідомчий обмін електронними документами

Приймання вхідних електронних документів

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;

чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).

документа не відповідає фактичному;

відсутня електронна позначка часу;

візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

Надсилання вихідних електронних документів

У разі одержання від адресата інформаційного повідомлення про відмову

реєстрації електронного документа відправником уживаються заходи для усунення підстав відмови і забезпечення повторного надсилання такого

документа в електронній формі.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

Журнал обміну електронних документів

переліку записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.