Про стан документообігу та розгляду звернень громадян у Гусятинській селищній раді у 2023 році
ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
Р І Ш Е Н Н Я
21 лютого 2024року смт Гусятин №27
|
Про стан документообігу та розгляду звернень громадян у Гусятинській селищній раді у 2023 році |
Основним завданням діловодної служби селищної ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства - це вагома складова роботи ради ще і тому, що селищна рада є фондоутворювачем документів, віднесених до Національного архівного фонду.
У селищній раді запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності та роботи з документами. Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства.
Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2023 році проведено 18 сесій, прийнято 406 рішень селищної ради. Відбулося 18 засідань виконавчого комітету, прийнято 283 рішення виконкому. Селищним головою видано 864 розпорядження (на 143 більше, ніж у 2022 році), зокрема: 138 - з основної діяльності, 5 - з адміністративно - господарських питань та 721 - з кадрових питань.
З метою забезпечення відкритості діяльності селищної ради на офіційному веб-сайті оприлюднюються проєкти рішень селищної ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження селищного голови з основної діяльності.
У звітному періоді документообіг в цілому становив 9379 документів, що на 324 менше, ніж у 2022 році, з них: 3765 - вхідна кореспонденція, яка надійшла до Гусятинської селищної ради, 1063 - до старостинських округів, 1924 - вихідна кореспонденція, яка підготовлена у Гусятинській селищній раді, 2627 - у старостинських округах. У середньому в місяць надходить понад 300 документів. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів селищної ради, підприємств та організацій, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час. На виконання документів підготовлено 3745 листів-відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 806 листів.
У 2022 році Гусятинська селищна рада підключена до СЕВ ОВВ, яка призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі, що не містять інформації з обмеженим доступом, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки.
Що стосується виконавської дисципліни, то сукупний показник вчасно виконаних та повернутих документів складає біля 95 %. Однак, допускаються порушення термінів виконання окремими структурними підрозділами, комунальними установами та організаціями.
Розгляд звернень, заяв та скарг громадян у Гусятинській селищній раді ведеться з дотриманням Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”. Кожне звернення, що надходить до селищної ради, всебічно розглядається та перебуває на особливому контролі в керівництва.
Станом на 01 січня 2024 року селищною радою отримано 3240 звернень громадян (1145 – надійшло поштою, 2095 - на особистому прийомі), з них у старостинських округах - 1580. Більша половина з них (3230) - це індивідуальні звернення, що становлять у частці всіх звернень 99,7%. Решта 10 – колективні звернення, в яких, загалом, зібрано 125 підписів. Питання, які найчастіше порушуються у зверненнях громадян до селищної ради:
- соціального захисту (1715 звернень – 52,9%).
- аграрної політики і земельних відносин (1255 звернень – 38,7%).
Враховуючи вищенаведене, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», з метою підвищення ефективності роботи з документами, зверненнями громадян, виконавської дисципліни щодо організації виконання контрольних документів, виконком селищної ради
ВИРІШИВ:
1. Довідку загального відділу Гусятинської селищної ради про стан документообігу та розгляду звернень громадян у Гусятинській селищній раді у 2023 році взяти до відома (додається) та надіслати структурним підрозділам
селищної ради, старостинським округам, комунальним підприємствам, установам для аналізу та відповідного реагування.
2.Заступникам селищного голови з питань діяльності виконавчих органів, секретарю ради, керуючому справами виконавчого комітету, старостам, керівникам структурних підрозділів селищної ради, комунальних установ та підприємств:
1) взяти під особистий контроль виконання завдань, визначених в документах органів державної влади, розпорядчих документах селищної ради та власних документах. Забезпечити контроль за якістю та повнотою інформації щодо виконання документів, додержання вимог діловодства щодо їх оформлення;
2) забезпечити ознайомлення новопризначених працівників з регламентами селищної ради, виконкому, Інструкцією з діловодства в селищній раді;
3) щомісячно аналізувати стан виконавської дисципліни в роботі з документами;
4) здійснити аналіз розпорядчих документів, а саме: рішень ради та виконкому, розпоряджень селищного голови з основної діяльності, в яких встановлено завдання та які взято на контроль;
5) забезпечити постійний особистий контроль за виконанням законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації» та Указу Президента України від 07.02.2008 року №109/2008 “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”.
3.Керівникам структурних підрозділів селищної ради, комунальних підприємств, установ, що належать до сфери управління селищної ради, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці, організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проєкту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.
4. Загальному відділу Гусятинської селищної ради:
1) здійснювати постійний контроль щодо організації діловодства та роботи з документами, зверненнями громадян у Гусятинській селищній раді;
2) надати свої пропозиції щодо впровадження електронного документообігу в Гусятинській селищній раді.
5. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника Гусятинського селищного голови з питань діяльності виконавчих органів Наталію Мацко.
Селищний голова Степан КАРПО
