Про затвердження Програми впровадження та підтримки системи електронного документообігу в Гусятинській селищній раді та її виконавчих органах на 2024 рік

 

ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВОСЬМЕ СКЛИКАННЯ

ДВАДЦЯТЬ ВОСЬМА СЕСІЯ

 

РІШЕННЯ

 

22 листопада 2023 року                      смт Гусятин                                          №1987

 

 

Про затвердження Програми

впровадження та підтримки

системи електронного документообігу

в Гусятинській селищній раді та

її виконавчих органах на 2024 рік

 

           Відповідно до законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», розпорядження Кабінету Міністрів України від 20 вересня 2017 року № 649-р «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні», регіональної програми інформатизації «Цифрова Тернопільщина» на 2022-2024 роки, затвердженої рішенням сесії Тернопільської обласної ради від 10 листопада 2021 року № 376, з метою впровадження та підтримки системи електронного документообігу в Гусятинській селищній раді та її виконавчих органах, Гусятинська селищна рада

ВИРІШИЛА:

 

          1. Затвердити Програму впровадження та підтримки системи електронного документообігу в Гусятинській селищній раді та її виконавчих органах на 2024 рік  (додається).

          2. Фінансовому відділу Гусятинської селищної ради передбачити кошти на виконання Програми, виходячи з реальних можливостей бюджету та його пріоритетів.

  3. Контроль за виконанням рішення покласти на постійну комісію з питань фінансів, бюджету, планування соціально-економічного розвитку, інвестицій та міжнародного співробітництва та постійну комісію з питань прав людини,  законності, депутатської діяльності, етики та регламенту.

 

Селищний голова                                                                           Степан КАРПО

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення селищної ради 
22 листопада 2023 року  №1987

 

                                                          ПРОГРАМА

впровадження та підтримки системи електронного документообігу в Гусятинській селищній раді та її виконавчих органах на 2024 рік

 

                                                1. Паспорт програми

 

1.	Ініціатор розроблення Програми	Гусятинська селищна рада
2.	Дата, номер і назва розпорядчого документа	Закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», розпорядження Кабінету Міністрів України від 20 вересня 2017 року №649-р «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні», регіональна програма інформатизації «Цифрова Тернопільщина» на 2022-2024 роки, затвердженої рішенням сесії Тернопільської обласної ради від 10 листопада 2021 року №376
3.	Розробник Програми	Гусятинська селищна рада
4.	Співрозробники Програми	-
5.	Відповідальний виконавець Програми	Гусятинська селищна рада та її виконавчі органи
5.1	Головний розпорядник коштів	Гусятинська селищна рада та її виконавчі органи (відділи освіти, сім’ї, молоді та спорту; культури та туризму; соціального захисту та охорони здоров’я населення; фінансовий відділ; сектор «Служба у справах дітей»)
6.	Учасники Програми	Гусятинська селищна рада та її виконавчі органи
7.	Термін реалізації Програми	2024 рік
8.	Перелік бюджетів, які беруть участь у виконанні програми	Бюджет Гусятинської селищної територіальної громади
9.	Загальний обсяг фінансових ресурсів, необхідних для реалізації програми, всього,   у тому числі:	130,2 тис. грн
9.1	коштів місцевого  бюджету	130,2 тис. грн
9.2	коштів інших джерел	-

           

 

 

          2. Визначення проблеми, на розв’язання якої спрямована програма

 

Програма впровадження та підтримки системи електронного документообігу в Гусятинській селищній раді та її виконавчих органах на 2024 рік (далі – Програма) розроблена відповідно  до законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», розпорядження Кабінету Міністрів України від 20 вересня 2017 року №649-р «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні», регіональної програми інформатизації «Цифрова Тернопільщина» на 2022-2024 роки, затвердженої рішенням сесії Тернопільської обласної ради від 10 листопада 2021 року №376.

На даний час Гусятинська селищна рада та всі її виконавчі органи не підключені до системи електронного документообігу. Відсутність автоматизації діловодства негативно впливає на оптимізацію процесів діловодства; впровадження використання електронного цифрового підпису, переходу до роботи з електронними документами; оптимізацію архівного зберігання електронних документів і оперативного доступу до архівної інформації.

Застосування технології електронного безпаперового документообігу дозволить забезпечити за єдиними оптимальними правилами й регламентами швидкий цілісний обмін документами, а також підвищення ефективності роботи і контролю за виконанням документів як у селищній раді, так і у її виконавчих органах.

Важливим кроком переходу від паперового діловодства стало підключення  територіальної громади до Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади  (СЕВ ОВВ), що забезпечило автоматизацію процесів надсилання, одержання, оброблення електронних документів та копій паперових документів в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису, які не містять інформацію з обмеженим доступом.

Необхідно зазначити, що система електронного документообігу потребує постійної технічної підтримки, оскільки часті зміни нормативної бази та відсутність, пов’язаних із цими змінами, оновлень в СЕД можуть призвести до невідповідності ведення діловодства згідно діючого законодавства України. Важливим є також той факт, що громада не має можливості утримувати спеціалістів, які зможуть обслуговувати систему електронного документообігу як у програмній та серверній частині, так і у частині консультацій користувачів, що працюють в СЕД.

У зв’язку з відсутністю СЕД в Гусятинській селищній раді, документообіг фактично здійснюється в паперовій формі із неодноразовим копіюванням та/або сканованого примірника після кожної письмової резолюції, крім того, деякі категорії документів додатково надсилаються електронною поштою.

Поточний стан документообігу істотно погіршує оперативний контроль виконавчої дисципліни.

Відсутність та функціональна неузгодженість різних етапів наявного документообігу між виконавчими органами селищної ради та кореспондентами  формує нагальні потреби подальшого розвитку в напрямку впровадження сучасних елементів електронного документообігу.

Впровадження СЕД дозволить реалізувати ефективну систему контролю за документами (від отримання або створення документа в селищній раді до списання його в архів, накладання електронного підпису тощо).

Відповідно регіональної програми інформатизації «Цифрова Тернопільщина» на 2022-2024 роки, затвердженої рішенням сесії Тернопільської обласної ради від 10 листопада 2021 року №376, департаментом цифрової трансформації обласної військової адміністрації організовано впровадження системи електронного документообігу «АСКОД» (далі- СЕД «АСКОД») у територіальних громадах Тернопільської області загалом та в Гусятинській громаді зокрема. Цей процес знаходиться на фінальній стадії, окремі працівники загального відділу пройшли офлайн навчання за участі представників АТ «ІнфоПлюс». Також надано доступ до цієї  системи усім працівникам селищної ради, хто працює з документами.

           На виконання вказаної обласної програми селищна рада підключена  до системи електронного документообігу «АСКОД» безкоштовно, однак у місцевому бюджеті потрібно передбачити кошти для її технічної підтримки.

Зазначені питання потребують системного рішення, що може бути досягнуто в рамках реалізації комплексу взаємопов'язаних заходів та завдань Програми.

 

3. Визначення мети програми

 

Метою Програми є впровадження та розвиток електронного документообігу, як високотехнологічного, прогресивного підходу до підвищення ефективності роботи з документами на всіх етапах.

Інформаційні технології забезпечують прозорість управлінського документообігу, допомагають оптимізувати процедури підготовки документів та рішень. Програма впровадження СЕД у селищній раді та її виконавчих органах підвищить ефективність роботи всіх складових системи управління: сприятиме пришвидшенню руху документів, забезпечить своєчасність їх розгляду, скорочення строків підготовки та прийняття управлінських рішень шляхом автоматизації процесів.

Також Програма забезпечить реалізацію державної політики у сфері інформатизації, електронного урядування, захисту інформації, формування електронних інформаційних ресурсів, розвитку інформаційного суспільства на місцевому рівні.

          4. Обґрунтування шляхів і засобів розв’язання проблем, обсягів та джерел фінансування; строки та етапи виконання програми

 

Основними шляхами і засобами розв’язання проблем, визначених Програмою, є:

- впровадження нових та підтримка існуючих інформаційних, інформаційно-аналітичних та інформаційно-телекомунікаційних систем, придбання засобів інформатизації з метою забезпечення функціонування селищної ради та її виконавчих органів;

- впровадження та розвиток системи електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису з метою скорочення витрат на організацію внутрішнього документообігу та створення єдиного інформаційного простору; технічна підтримка цієї системи;

- впровадження ефективних механізмів надання електронних адміністративних послуг населенню та суб’єктам господарювання;

- створення комплексних систем захисту інформації для зменшення ризиків викрадення, знищення, порушення достовірності інформації, зменшення кількості комп’ютерних вірусів та хакерських атак, спрямованих на спотворення веб-сторінок.

           Реалізація Програми відбуватиметься протягом 2024 року. Видатки на послуги з технічної підтримки системи електронного документообігу розрахована на 70 робочих місць.

Фінансування Програми здійснюється за рахунок коштів місцевого бюджету.

 

Ресурсне забезпечення програми

 

Обсяги коштів, які пропонується залучити до виконання програми	2024 рік тис. грн	Усього витрат тис. грн
Обсяги ресурсів, у тому числі:
місцевий бюджет	130,2	130,2
кошти небюджетних джерел	—	—

          5. Перелік завдань і заходів програми та результативні показники

 

Головним завданням Програми є розвиток електронного документообігу в громаді шляхом приєднання до єдиної системи електронного документообігу територіальних громад області та подальшої технічної підтримки системи електронного документообігу.

1. Завдання системи електронного документообігу:
   • оперативна доставка документів керівництву і надання їм необхідної інформації для прийняття рішень;
   • значне підвищення виконавчої дисципліни працівників селищної ради та її виконавчих органів за рахунок своєчасного повідомлення про доручення керівництва та надійного контролю за їх виконанням;
   • прискорення внутрішнього документообігу;
   • зменшення  паперового документообігу;
   • значне зменшення частки стандартних операцій;
   • виявлення  слабких місць у роботі документообігу для прийняття відповідних заходів по оптимізації;
   • значне скорочення витрат часу на пошук необхідних документів;
   • надання інструментів для аналітичної і статистичної оцінки ефективності;
   • сучасна обробка документів, первинний аналіз даних і регулярна перевірка стану діловодства, формування регламентних звітів;
   • підвищення оперативності технологічних процесів обробки документів, зменшення впливу суб’єктивного фактору під час обробки даних;
   • забезпечення цілісності та конфіденційності інформації.
2. Заходи до Програми включають наступні етапи:
   • технічне впровадження СЕД;
   • первинне заповнення баз даних, розробка логічних механізмів роботи з електронними документами, розробка інтерфейсів користувачів для роботи з електронними документами, розробка адміністративного модуля управління системою, тощо;
   • визначення комплексу технічних засобів, необхідних для забезпечення функціонування електронного документообігу;
   • доробка програмного забезпечення за результатами дослідної експлуатації;
   • впровадження в експлуатацію СЕД  у виконавчих органах  селищної ради;
   • проведення навчань та тренінгів працівників  виконавчих органів селищної ради з питань користування СЕД;
   • подальше масштабування СЕД.
3. Визначено ряд проблемних питань, що потребують розв’язання при реалізації  заходів Програми:
   • забезпечення сталої роботи інформаційних ресурсів, що існують на території  селищної територіальної  громади (далі – територіальна громада) та реалізації заходів щодо їх безпеки з урахуванням світового досвіду боротьби з кіберзагрозами;
   • створення стійкої системи захисту у складі технічних, програмних і організаційно-адміністративних заходів протидії кіберзагрозам для підтримки цілісності даних, унеможливлення несанкціонованого доступу до них, уникнення витоку інформації тощо;
   • організація процесів інтеграції програмних комплексів загальної інформаційної системи та державних інформаційних ресурсів, проведення заходів із забезпечення автоматизованого обміну даними на державному та місцевому рівні;
   • подальше забезпечення автоматизації роботи з документами для забезпечення готовності надання фізичним та юридичним особам електронних послуг відповідної якості;
   • врахування необхідності забезпечення інтеграції інформаційних ресурсів територіальної громади з відповідними державними електронними сервісами. 

Реалізація цієї Програми дасть змогу впровадити систему електронного документообігу у виконавчих органах селищної ради та забезпечить:

• • • одноразову реєстрацію документів;
    • можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;
    • безперервність руху документів;
    • єдину базу задокументованої інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості їх незапланованого дублювання;
    • ефективно організовану систему пошуку документів;
    • розвинену систему звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволить контролювати рух документів по процесах документообігу.

4. Технічна підтримка системи електронного документообігу забезпечить наступне:

• умови для безперебійного та безпечного функціонування системи електронного документообігу;
• своєчасне постачання оновлень програмного забезпечення системи електронного документообігу;
• підтримку працездатності програмного забезпечення, дослідження причин некоректної роботи СЕД та їх виправлення;
• своєчасну актуалізацію профілів користувачів (діючих та нових), налаштування прав доступу, актуалізацію баз даних системи;
• консультування персоналу щодо роботи з програмним забезпеченням;
• об’єднання всіх органів місцевого самоврядування корпоративною мережею зв’язку, що дасть можливість забезпечити їх у повному обсязі послугами обміну інформацією;
• створення сучасної захищеної інформаційної інфраструктури діловодства органів місцевого самоврядування Тернопільської області.

 

6. Напрями діяльності та заходи програми

 

№ з/п	Назва напряму діяльності (пріоритетні завдання)	Перелік заходів програми	Строк виконання заходу	Виконавці	Джерела фінансування	Орієнтовні обсяги фінансування (вартість), тис. гривень, у тому числі:		Очікуваний результат
						2024 рік
1.	Нормативно-правове, організаційне та методичне забезпечення інформатизації	1. Розробка нормативно-правових документів з питань організації виконання завдань Програми	2024 рік	Виконавчі органи селищної ради	Не потребує фінансування	-		Удосконалення нормативно-правової бази з питань створення та використання інформаційних технологій.
		2. Проведення навчань, семінарів щодо підвищення кваліфікації працівників селищної ради з питань інформаційних технологій та запровадження системи електронного врядування (електронний документообіг, облік кадрів, адміністрування веб-сайту, системи прийняття управлінських рішень, управління проектами та ін.)	2024 рік	Виконавчі органи селищної ради, старости	Не потребує фінансування	-	Підвищення готовності органів органів місцевого самоврядування до використання інформаційно-комунікаційних технологій, надання електронних послуг та виконання інших владних повноважень в електронній формі
2.	Розвиток інформаційної інфраструктури в громаді	1. Розвиток системи електронного документообігу та системи захищеної електронної пошти в селищній раді	2024 рік	Виконавчі органи селищної ради, старости	Не потребує фінансування	-	Впровадження системи електронного документообігу в селищній раді та її виконавчих органах
		2.Технічна підтримка та оновлення програмного забезпечення системи електронного документообігу «АСКОД»	2024 рік	Гусятинська селищна рада   та її виконавчі органи (відділи освіти, сім’ї, молоді та спорту;   культури та туризму;   соціального захисту та охорони здоров’я населення;   фінансовий відділ;   сектор «Служба у справах дітей»)	Місцевий бюджет	87,42           18,60       9,30     3,72           7,44     3,72
3.	Впровадження елементів електронного урядування  в роботу селищної ради	1. Розробка та впровадження автоматизації процесів надання адміністративних послуг та електронної взаємодії органів влади	2024 рік	Виконавчі органи селищної ради, старости	Не потребує фінансування	- - -	Організація безпаперової взаємодії  органів влади; створення єдиного регіонального веб-ресурсу для забезпечення надання органами місцевого самоврядування електронних послуг громадянам та суб'єктам господарювання
		Всього:				130,2