Про стан документообігу в Гусятинській селищній раді в 2022 році
ГУСЯТИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ЧОРТКІВСЬКОГО РАЙОНУ ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ
від 22 лютого 2023 року №21
|
Про стан документообігу в Гусятинській селищній раді в 2022 році |
Основним завданням діловодної служби селищної ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства - це вагома складова роботи ради ще і тому, що селищна рада є фондоутворювачем документів, віднесених до Національного архівного фонду.
У селищній раді запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності та роботи з документами. Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства.
Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2022 році проведено 12 сесій, прийнято 393 рішення селищної ради. Відбулося 18 засідань виконавчого комітету, прийнято 213 рішень виконкому. Селищним головою видано 703 розпорядження, зокрема: 175 - з основної діяльності, 0 - з адміністративно - господарських питань та 528 - з кадрових питань (на 15 менше, ніж у 2021 році).
З метою забезпечення відкритості діяльності селищної ради на офіційному веб-сайті оприлюднюються проєкти рішень селищної ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження селищного голови з основної діяльності.
У звітному періоді документообіг в цілому становив 9703 документи, що на 498 більше, ніж у 2021 році, з них: 3221 - вхідна кореспонденція, яка надійшла до Гусятинської селищної ради, 1062 - до старостинських округів, 1671 - вихідна кореспонденція, яка підготовлена у Гусятинській селищній раді, 3749 - у старостинських округах. У середньому в місяць надходить понад 300 документів. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів селищної ради, підприємств та організацій, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час. На виконання документів підготовлено 1675 листів-відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 3745 листів.
У 2022 році Гусятинська селищна рада підключена до СЕВ ОВВ, яка призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі, що не містять інформації з обмеженим доступом, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки.
Що стосується виконавської дисципліни, то сукупний показник вчасно виконаних та повернутих документів складає біля 95 %. Однак, допускаються порушення термінів виконання окремими структурними підрозділами, комунальними установами та організаціями. Основними причинами порушення термінів виконання документів залишаються:
- неузгоджені дії виконавців, якщо відпрацювання документа потребує серйозної копіткої роботи, глибокого аналізу та професіоналізму фахівців декількох структурних підрозділів;
- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів селищної ради, комунальних установ, підприємств щодо організації внутрішньовідомчого контролю;
- відсутність почуття відповідальності та вимогливості в окремих працівників і керівників підрозділів;
- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників безпосередньо в структурних підрозділах селищної ради;
- стислі терміни опрацювання та збору інформації;
- тривалість візування відповідей;
- переписування резолюцій тощо.
Враховуючи вищенаведене, з метою підвищення ефективності роботи з документами та виконавської дисципліни щодо організації виконання контрольних документів, виконком селищної ради
ВИРІШИВ:
1.Довідку загального відділу Гусятинської селищної ради про стан документообігу в Гусятинській селищній раді в 2022 році взяти до відома
(додається) та надіслати структурним підрозділам селищної ради, старостинським округам, комунальним підприємствам, установам для аналізу та відповідного реагування.
2.Заступникам селищного голови з питань діяльності виконавчих органів, секретарю ради, керуючому справами виконкому, старостам, керівникам структурних підрозділів селищної ради, комунальних установ та підприємств:
1) взяти під особистий контроль виконання завдань, визначених в документах органів влади вищого рівня, розпорядчих документах селищної ради та власних документах. Забезпечити контроль за якістю та повнотою інформації щодо виконання документів, додержання вимог діловодства щодо їх оформлення;
2) забезпечити ознайомлення новопризначених працівників з регламентами селищної ради, виконкому, Інструкцією з діловодства в селищній раді;
3) щомісячно аналізувати стан виконавської дисципліни в роботі з документами;
4) здійснити аналіз розпорядчих документів, а саме: рішень виконкому та розпоряджень селищного голови з основної діяльності, в яких встановлено завдання та які взято на контроль;
5) забезпечити постійний особистий контроль за виконанням законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації» та Указу Президента України від 07.02.2008 року №109/2008 “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”.
3.Керівникам структурних підрозділів селищної ради, комунальних підприємств, що належать до сфери управління селищної ради, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці, організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проєкту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.
4. Загальному відділу Гусятинської селищної ради:
1) здійснювати постійний контроль щодо організації діловодства та роботи з документами, зверненнями громадян у Гусятинській селищній раді;
2) вивчити питання та надати свої пропозиції щодо впровадження електронного документообігу в Гусятинській селищній раді.
5. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету Ярослава Шмокалюка.
Гусятинський селищний голова Степан КАРПО
Виконавчому комітету
Гусятинської селищної ради
ДОВІДКА
про стан документообігу в Гусятинській селищній раді в 2022 році
У 2022 році виконавчі структури Гусятинської селищної ради спрямовували свою роботу на якісне і відкрите забезпечення на території громади Конституції та законів України, актів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, державних, регіональних та місцевих програм, реалізацію інших, наданих державою, а також делегованих відповідними радами, повноважень. Керівництвом селищної ради постійно вживались відповідні заходи, спрямовані на підвищення відповідальності керівників структурних підрозділів за дотриманням вимог регламентів селищної ради та виконкому, Інструкції з діловодства щодо роботи з документами, зверненнями громадян, зміцнення виконавської дисципліни.
Діяльність Гусятинської селищної ради та її виконавчого комітету як колегіальних органів здійснювалася відповідно до планів роботи.
З початку 2022 року проведено 12 сесій селищної ради, прийнято 393 рішення.
Виконавчим комітетом селищної ради проведено 18 засідань, прийнято 213 рішень.
Інформація про засідання селищної ради та виконавчого комітету, проєкти та прийняті рішення оприлюднювалися на веб-сайті Гусятинської селищної ради.
Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень селищного голови, слід зазначити, що у 2022 році селищним головою видано 703 розпорядження, що 5 менше, ніж у 2021 році, зокрема: 175 - з основної діяльності, 0 - з адміністративно- господарських питань та 528 - з кадрових питань.
Гусятинська селищна рада та її виконавчі органи є фондоутворювачами документів, віднесених до Національного архівного фонду. До цих документів відносяться рішення селищної ради, виконкому та розпорядження селищного голови. Всі рішення та розпорядження за звітний період, впорядковано, підшито в окремі справи, пронумеровано та підготовлено для подальшого зберігання, загалом 58 справ, з них:
- протоколи, рішення виконкому та документи до них – 18 справ;
- розпорядження селищного голови з основної діяльності та документи до них – 2 справи;
- розпорядження з кадрових питань – 4 справи;
- протоколи постійних комісій, протоколи, рішення сесії та документи до них – 34 справи.
На даний час у поточному архіві загального відділу селищної ради зберігаються справи документів за 2017 - 2021 роки. Відповідно до діючого законодавства закінчені діловодством справи постійного терміну зберігання передаються в архівний відділ Чортківської райдержадміністрації через 5 років після завершення справ у діловодстві.
У 2022 році проведено науково – технічне впорядкування документів Кривеньківської сільської ради за 2011 - 2020 роки і на постійне зберігання відібрано та передано 81 справу до архівного відділу Чортківської райдержадміністрації.
Також у цьому році проведено науково – технічне впорядкування документів Коцюбинчицької сільської ради за 2010 - 2020 роки і на постійне зберігання відібрано 82 справи, Босирівської сільської ради за 2009 - 2020 роки і на постійне зберігання відібрано 79 справ (та доповнення за 1998-2008 роки), Сокиринецької сільської ради за 2009 - 2020 роки і на постійне зберігання відібрано 75 справ. На даний час описи справ постійного та тривалого зберігання згаданих сільських рад схвалені експертною комісією Гусятинської селищної ради від 21 листопада 2022 року (протокол №5) та експертною комісією архівного відділу Чортківської райдержадміністрації від 09.12.2022 року (протокол №10) та передані на розгляд ЕПК держархіву Тернопільської області.
Крім того, розпочато роботу щодо науково – технічного впорядкування документів Вільхівчицької та Суходільської сільських рад.
Організація роботи з документами в підрозділах селищної ради та комунальних установах та підприємствах здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства, яка затверджена розпорядженням селищного голови від 18 січня 2019 року №5-од (зі змінами).
Відповідно до Інструкції з діловодства організацію контролю за виконанням завдань, визначених у документах, здійснюють секретар селищної ради, заступники селищного голови з питань діяльності виконавчих органів та керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків, начальники відділів селищної ради.
У структурних підрозділах селищної ради відповідальним за організацію контролю є його керівник, а безпосередній контроль здійснює працівник, відповідальний за діловодство. Однак, як показує практика, мають місце факти неналежної організації виконання окремих документів або листів, не у всіх структурних підрозділах селищної ради здійснюється внутрішній контроль за дотриманням термінів виконання документів. Не всі структурні підрозділи селищної ради використовують таку форму роботи з документами, як підготовка проміжної відповіді, коли з об’єктивних причин, документ не може бути виконаний у встановлені терміни. Це в свою чергу призводить до порушення термінів виконання документів.
Усі документи, які надійшли до Гусятинської селищної ради, зареєстровані, розглянуті керівництвом селищної ради та доведені до виконавців.
У звітному періоді документообіг в цілому становив 9703 документи, що на 498 більше, ніж у 2021 році, з них: 3221 - вхідна кореспонденція, яка надійшла до Гусятинської селищної ради, 1062 - до старостинських округів, 1671 - вихідна кореспонденція, яка підготовлена у Гусятинській селищній раді, 3749 - у старостинських округах. У середньому в місяць надходить понад 300 документів. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів селищної ради, підприємств та організацій, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час. На виконання документів підготовлено 1675 листів-відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 3745 листів.
Що стосується виконавської дисципліни, то сукупний показник вчасно виконаних та повернутих документів складає біля 95 %. Однак, допускаються порушення термінів виконання окремим структурними підрозділами, комунальними установами та організаціями. Основними причинами порушення термінів виконання документів залишаються:
- неузгоджені дії виконавців, якщо відпрацювання документа потребує серйозної копіткої роботи, глибокого аналізу та професіоналізму фахівців декількох структурних підрозділів;
- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів селищної ради, комунальних установ, підприємств щодо організації внутрішньовідомчого контролю;
- відсутність почуття відповідальності та вимогливості в окремих працівників і керівників підрозділів;
- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників безпосередньо в структурних підрозділах селищної ради;
- стислі терміни опрацювання та збору інформації;
- тривалість візування відповідей;
- переписування резолюцій тощо.
При підготовці вихідної кореспонденції і надалі трапляються такі поширені недоліки: немає узагальнюючого заголовка, відсутні всі необхідні візи, не перевірено назви підприємств, організацій, прізвища, імена, відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків), наявність граматичних помилок, в листах не завжди зазначаються поштові адреси разових адресатів.
Окремі виконавці продовжують порушувати встановлені терміни, відправляють листи в останній день виконання, не враховуючи при цьому поштову пересилку.
З метою підвищення ефективності роботи з документами та виконавської дисципліни щодо організації виконання контрольних документів потрібно запровадити систему електронного документообігу в Гусятинській селищній раді. Система електронного документообігу дозволить оперативно ухвалювати рішення щодо документів і надасть ефективні засоби контролю за їх виконанням. Посадовим особам (виконавцям) система електронного документообігу надасть прості й зручні засоби для роботи з документами з необмеженою кількістю користувачів. Загальний відділ селищної ради отримає потужний інструмент для автоматизації обробки всієї ділової документації. Також система електронного документообігу надасть розвинені засоби контролю виконання ухвалених рішень і одержання звітності про стан виконавської дисципліни.
Крім того, впровадження системи електронного документообігу дозволить зменшити витрати на документообіг; підвищити якість обслуговування замовників; збільшити швидкість реагування на запити; дасть можливість контролювати всі процеси, що відбуваються в режимі реального часу; забезпечити кращу керованість; збільшити швидкість поширення інформації; створити більш ефективні ділові комунікації між структурними підрозділами й усередині самих підрозділів; поліпшити моральний клімат і ступінь задоволеності співробітників своєю працею; забезпечити більш швидке та якісне прийняття рішень.
У 2022 році Гусятинська селищна рада підключена до СЕВ ОВВ, яка призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі, що не містять інформації з обмеженим доступом, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки. Доступ до цієї системи надано окремим працівникам загального відділу та старостам.
Розгляд звернень, заяв та скарг громадян у Гусятинській селищній раді ведеться з дотриманням Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”. Кожне звернення, що надходить до селищної ради, всебічно розглядається та перебуває на особливому контролі в керівництва. Посадових осіб попереджено про відповідальність за недотримання законодавства про звернення, зокрема за недотримання термінів розгляду звернень громадян. Особлива увага приділяється проблемам, порушених у зверненнях пенсіонерів, інвалідів, одиноких, багатодітних та малозабезпечених сімей.
Станом на 01 січня 2023 року селищною радою отримано 3359 звернень громадян (на 481 більше, ніж у 2021 році), з них у старостинських округах - 2830. Більша половина з них (3349) це індивідуальні звернення, що становлять у частці всіх звернень 99,7%. Решта 12 – колективні звернення, в яких, загалом, зібрано 123 підписи. Питання, які найчастіше порушуються у зверненнях громадян до селищної ради:
- аграрної політики і земельних відносин (1679 звернень – 49,9%);
- соціального захисту (1520 звернень – 45,2%).
Рідше порушуються питання комунального господарства (60 звернень – 1,7 %), екології та природних ресурсів (20 звернень – 0,6%), транспорту і зв’язку (15 звернень – 0,4%), забезпечення дотримання законності та охорони правопорядку, реалізації прав і свобод громадян, сім’ї, дітей, молоді, гендерної рівності, фізичної культури і спорту, фінансової, податкової, митної політики, культури та культурної спадщини, туризму та інші питання.
Валова частка звернень громадян, які розглядаються селищною радою, вирішуються позитивно. Зокрема, з усіх отриманих селищною радою звернень громадян 2660 (79,1%) – вирішено позитивно, 669 (19,9%) - надано роз’яснення, 15 (0,4%) – відмовлено у задоволенні.
Протягом 2022 року до селищної ради звертались: учасники та інваліди війни, учасники бойових дій (755 звернень – 22,4%), люди з інвалідністю (735 звернень – 21,8%), члени багатодітних сімей, одиноких матерів, матерів-героїнь (455 звернень – 13,5%), учасники ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС (274 звернень – 8,1%), ветерани праці (525 звернення – 15,6%) та представники інших категорій громадян.
У 2022 році до Гусятинської селищної ради надійшло 272 інформаційних запитів щодо доступу до публічної інформації та персональних даних, що на 115 звернень менше, ніж у 2021 році.
З них:
20 - електронною поштою
15 – поштою
237 – нарочно
Категорія запитувачів:
Фізичні особи – 5
Юридичні особи – 256
Громадські організації – 10
ЗМІ – 1
За результатами розгляду:
Інформація надана – 272
Направлено належному розпоряднику інформації - 0
Надано роз’яснення – 0
Відмовлено - 0
Опрацьовується-0.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» відповіді на всі запити були надані вчасно, впродовж п’яти робочих днів. На веб-сайті Гусятинської селищної ради розміщено закладку, у якій є інформація про підготовку інформаційного запиту до селищної ради.
Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію загального відділу селищної ради розглянути на засіданні виконкому та направити в структурні підрозділи, старостинські округи, комунальні установи, підприємства селищної ради для аналізу та вжиття заходів реагування.
Начальник загального відділу
Гусятинської селищної ради Ольга СЕМЕНЯК
